I
Vísað er til erindis yðar til umboðsmanns Alþingis, dags. 15. september sl., yfir töfum og skorti á svörum Tryggingastofnunar í tengslum við fyrirspurn yðar um stöðu á máli yðar sem varðar leiðréttingu á búsetuhlutfalli vegna greiðslu örorkulífeyris. Í kvörtuninni kemur fram að erindið hafi fyrst verið ítrekað 30. apríl sl. með tölvupósti og aftur hinn 12. maí, 13. júlí og 7. september sl. en því hafi ekki svarað með öðrum hætti af hálfu stofnunarinnar en að niðurstaðan ætti í fyrsta lagi að liggja fyrir seinni hlutann í maí eða í byrjun júní og að niðurstaðan verði birt á „[m]ínum síðum“ hjá Tryggingarstofnun.
II
Í tilefni af kvörtun yðar var Tryggingastofnun ritað bréf, dags. 29. september sl., þar sem fjórum spurningum var beint að stofnunni, m.a. um hvað liði meðferð og afgreiðslu erindis yðar, ástæður tafanna og fyrir hvaða tíma stofnunin teldi fyrirséð að lokið yrði við meðferð málsins. Efni bréfsins verður ekki rakið hér nánar þar sem þér fenguð afrit af því.
Fyrir liggur að almenn endurskoðun Tryggingastofnunar á búsetuhlutfalli einstaklinga er nokkuð umfangsmikil. Í svari stofnunarinnar, dags. 16. nóvember sl., er gerð grein fyrir ástæðum þeirra almennu tafa sem hafa orðið á þeirri vinnu. Kemur meðal annars fram að þær stafi af því að erfiðlega hafi gengið að fá afhent gögn frá systurstofnunum Tryggingastofnunar í EES-ríkjunum. Auk þess hafi gögn sem fengust ekki verið fullnægjandi sem hafi leitt til þess að ítreka hafi þurft beiðnir um gögn. Af svörum stofnunarinnar verður ekki annað ráðið en að þrátt fyrir að sú staða sé ekki uppi í yðar tilviki hafi þessi staða haft áhrif á afgreiðslutíma í máli yðar eins og annarra sem bíða niðurstöðu.
Þar sem spurningu fyrra bréfs, um fyrir hvaða tíma Tryggingastofnun teldi fyrirséð að ljúka við meðferð á máli yðar, var ekki svarað með fullnægjandi hætti var stofnuninni ritað annað bréf, dags. 23. nóvember sl., þar sem spurningin var ítrekuð auk þess sem óskað var skýringa á því hvort, og þá hvernig, afgreiðsla á erindi yðar samræmdist skyldum stofnunarinnar samkvæmt 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.
Auk þess var óskað skýringa á því hvers vegna Tryggingastofnun, í samræmi við 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, skýrði aðilum ekki frá töfum þegar fyrirsjáanlegt var að tímaáætlun stofnunarinnar um að hefja vinnu við þeirra hóp gekk ekki eftir.
Mér hefur nú borist svarbréf Tryggingarstofnunar, dags. 18. desember sl. Þar segir m.a. eftirfarandi um mál yðar:
„Tryggingarstofnun gerir ráð fyrir að mál hans verði afgreitt fyrir 15. janúar 2021 og hefur hann fengið bréf þar sem það er upplýst.“
Með vísan til tilefnis kvörtunarinnar og þess sem fram kemur í tilvitnuðu svarbréfi Tryggingarstofnunar lít ég svo á að þér hafið fengið svar við erindi yðar hjá stofnunni. Ég tek þó fram að kvörtun yðar hefur orðið mér tilefni til að rita Tryggingastofnun bréf, sem fylgir hjálagt með í ljósriti, þar sem ég kem á framfæri tilteknum ábendingum til stofnunarinnar er varða málshraðareglu 9. gr. stjórnsýslulaga.
III
Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmanns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, og hefur farið með mál þetta frá þeim tíma.
Með vísan til þess sem að framan greinir læt ég máli þessu lokið, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ef frekari tafir verða á málinu sem þér teljið óhóflegar getið þér leitað til mín á ný.
Bréf setts umboðsmanns til Tryggingastofnunar, dags. 14. janúar 2021, hljóðar svo:
I
Það tilkynnist hér með að ég hef ákveðið að ljúka athugun minni á máli A, er varðar tafir og skort á svörum við fyrirspurn hans um stöðu máls sem varðar leiðréttingu á búsetuhlutfalli vegna greiðslu örorkulífeyris, með bréfi því sem fylgir í ljósriti með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tel hins vegar ástæðu til að koma á framfæri ábendingum varðandi afgreiðslu erinda er berast Tryggingastofnun með það í huga að umrædd atriði verði framvegis höfð í huga við framkvæmd og úrlausn mála hjá stofnuninni.
II
Fyrir liggur að Tryggingastofnun birti tímaáætlun vegna leiðréttingar á búsetuhlutfalli örorkulífeyris á heimasíðu stofnunarinnar. Þar var lífeyrisþegum skipt í fjóra hópa og átti vinnsla síðasta hópsins, sem A er hluti af, að hefjast í mars sl. Í þessu sambandi tek ég þó fram að af svörum stofnunarinnar til umboðsmanns verður ráðið að A hafi verið meðal þeirra níu einstaklinga sem óskuðu sérstaklega eftir endurupptöku á máli sínu hjá stofnuninni. Mál hans hafi því ekki verið meðal þeirra tilvika sem Tryggingastofnun ákvað að endurskoða að eigin frumkvæði. Upphafið á máli hans er því afmarkað við það þegar endurupptökubeiðni hans barst Tryggingastofnun.
A sendi erindi vegna málsins til Tryggingastofnunar og óskaði upplýsinga stöðu mála í gegnum síma og með tölvupósti hinn 3. apríl sl. Samkvæmt kvörtun hans var erindið fyrst ítrekað 30. apríl sl. með tölvupósti og aftur 12. maí, 13. júlí og 7. september sl.
Af þeim gögnum sem ég hef undir höndum verður ekki séð að Tryggingastofnun hafi svarað erindinu að öðru leyti en að tilkynna A um að niðurstaða um leiðréttinguna ætti í fyrsta lagi að liggja fyrir seinni hlutann í maí eða í byrjun júní. Auk þess var A tilkynnt með bréfi, dags. 24. september sl., að vinna við endurskoðun á búsetuhlutfalli hans væri ekki enn hafin en að niðurstaða yrði birt á „mínum síðum“ á vef stofnunarinnar. Rétt er að nefna að umboðsmaður hefur ekki fengið afrit af síðastnefnda bréfi stofnunarinnar til A.
Af þessu tilefni tek ég fram að í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga er lögfest sú óskráða grundvallarregla stjórnsýsluréttar að ákvarðanir í málum skuli teknar svo fljótt sem unnt er. Í öðrum málsgreinum ákvæðisins er að finna reglur sem ætlað er að stuðla að hraðari afgreiðslu mála. Í 3. mgr. 9. gr. laganna segir að þegar fyrirsjáanlegt sé að afgreiðsla máls muni tefjast beri að skýra aðila máls frá því. Þá skuli upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.
Af ákvæðinu leiðir að stjórnvaldi ber að senda tilkynningu að eigin frumkvæði, þegar fyrirsjáanlegar tafir eru á afgreiðslu máls. Beini borgarinn aftur á móti sjálfur sérstakri fyrirspurn til stjórnvalds um það hvað líði afgreiðslu máls ber stjórnvaldi almennt að svara því án tillits til þess hvort því var að eigin frumkvæði skylt að senda tilkynningu samkvæmt 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga.
Framangreind skylda stjórnvalda er nauðsynleg forsenda eðlilegra samskipta almennings og stjórnvalda og þess trausts sem stjórnvöld verða njóta hjá almenningi. Sé málsaðila í upphafi kynntur áætlaður afgreiðslutími kunna væntingar um afgreiðsluhraða að vera raunhæfari en ella. Til að stjórnvald geti sinnt þessari skyldu sinni, þegar ekki er mælt fyrir um fastákveðinn afgreiðslutíma í lögum, er nauðsynlegt að það taki afstöðu til þess hvað geti talist eðlilegur afgreiðslutími mála og þar með hvenær sú skylda verður virk að tilkynna um fyrirsjáanlegar tafir. Þá hefur ákvæðið þá sjálfstæðu þýðingu að ef í ljós kemur að áætlanir um afgreiðslu máls standist ekki ber stjórnvöldum að senda aðilum tilkynningu á nýjan leik þar sem greint er frá því hvenær búast megi við að máli viðkomandi verði lokið.
Það liggur fyrir að afgreiðsla mála er varða endurskoðun búsetuhlutfalls er ekki í samræmi við fyrrnefnda tímaáætlun. Má í þeim efnum líta til þess að vinnsla mála einstaklinga sem falla undir hóp D, sem eru einstaklingar búsettir í öðru EES/EFTA landi og eiga réttindi hjá TR, sem A fellur undir, átti að hefjast í mars 2020 en hafði ekki hafist í lok september sl.
Í kjölfar fyrirspurnar A, sem var efni kvörtunar hans, var honum svarað með þeim hætti að niðurstöðu mætti vænta í fyrsta lagi seinni hlutann í maí eða í byrjun júní. Þegar sú beiðni var ítrekuð af hálfu A var vísað til þess að niðurstaðan yrði birt á „mínum síðum“ á vefsíðu stofnunarinnar. Stofnunin upplýsti því A hvorki um ástæður tafanna, þrátt fyrir að þess hafi verið sérstaklega óskað af hans hálfu, né var upplýst um hvenær ákvörðunar væri að vænta. Enn fremur er ljóst að tímaáætlun sú sem stofnunin setti upphaflega vegna þessa var ekki leiðrétt fyrr en 18. desember sl., þrátt fyrir fyrirsjáanlegar tafir á vinnslu þessara mála.
Að lokum er einnig rétt að nefna að fyrrnefnd tímaáætlun kveður einungis á um hvenær vinnsla mála hefst en ekki kemur fram hvenær ákvörðunar sé að vænta. Þegar tímaáætlun sem þessi er gerð, og lög kveða ekki á um ákveðinn afgreiðslufrest, verður að telja það samræmast betur ákvæðum stjórnsýslulaga um málshraða að taka afstöðu til eðlilegs afgreiðslutíma og skýra aðilum frá því.
Þegar fyrirsjáanlegt var að fyrrgreind tímaáætlun myndi ekki standast var Tryggingastofnun í samræmi við framangreint að lágmarki skylt, á grundvelli fyrrnefnds ákvæðis 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, að bregðast við fyrirspurnum A um stöðu málsins með því að skýra honum frá því að fyrirsjáanlegt væri að tafir yrðu á afgreiðslu málsins, hverjar væru ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar væri að vænta. Í þeim skilningi var ekki nægjanlegt að vísa til þess að niðurstaða yrði birt á „mínum síðum“ á heimasíðu stofnunarinnar enda gefur það ekki til kynna hvenær vinnsla málsins hefst eða hvenær ákvörðunar sé að vænta og því erfitt fyrir aðila máls að meta hvort hann telji rétt að leita leiða til úrlausnar, s.s. að leggja fram kæru á grundvelli 4. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga. Þá kann afgreiðsla sem þessi að vera til þess fallin að vekja óraunhæfar væntingar um afgreiðsluhraða máls.
Í svarbréfi stofnunarinnar, dags. 18. desember sl., kemur fram að A hafi alltaf verið gerð grein fyrir því að heildarendurskoðun á búsetuhlutfalli myndi taka að lágmarki þrjú ár. Af þeim gögnum sem ég hef undir höndum verður ekki séð að slíkt hafi verið upplýst af hálfu Tryggingastofnunar í tölvupóstsamskiptum við A.
Með hliðsjón af framangreindu bendi ég á mikilvægi þess að Tryggingastofnun gæti framvegis að framangreindum atriðum í störfum sínum við afgreiðslu mála sem henni berast.
III
Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmann Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, og hefur hann farið með mál þetta frá þeim tíma.
Kjartan Bjarni Björgvinsson