Álit

I.

Hinn 5. maí 1998 leitaði A til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir málsmeðferð kærunefndar jafnréttismála og Jafnréttisráðs í kærumálunum nr. 1/1997 og nr. 13/1997.

Hinn 27. janúar 1999 ákvað ég, með vísan til 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að afmarka umfjöllun mína við eftirfarandi þætti í kvörtun A.

Þeir þættir í málsmeðferð kærunefndar jafnréttismála sem kvartað er yfir og lúta að máli nr. 1/1997 eru eftirfarandi:

1) A kvartar yfir því hve langan tíma það tók kærunefnd jafnréttismála að afgreiða mál hennar.

2) Þá kvartar hún yfir því að nefndin hafi ekki afgreitt málið eins og til stóð áður en B hætti í nefndinni. Í stað B tók C sæti í nefndinni. Hafði þá málflutningi verið lokið. Telur A að flytja hafi átt málið á ný þannig að C hefði viðhlítandi forsendur til þess að leysa úr málinu.

3) Ennfremur kvartar A yfir því að vantað hafi heilu setningarnar inn í álit kærunefndar jafnréttismála í máli nr. 1/1997 frá 17. júlí 1997. Hafi hún ekki fengið sent leiðrétt eintak fyrr en eftir marga daga.

Þeir þættir sem kvartað er yfir í málsmeðferð kærunefndar jafnréttisráðs og lúta að máli nr. 13/1997 eru eftirfarandi:

4) A telur að þeir nefndarmenn sem fóru með mál nr. 1/1997 hafi átt að víkja sæti við meðferð á máli hennar nr. 13/1997. Það hafi þeir ekki gert. Telur A að þetta sýni að ekki sé samræmi hjá nefndinni við beitingu hæfisreglna. Vísar A í því sambandi til ástæðna þess sem henni voru gefnar fyrir því hvers vegna D vék sæti í málinu nr. 1/1997, þ.e.a.s. vegna þess að hún hefði áður leyst úr öðru máli A hjá nefndinni.

5) Þá kvartar A yfir því að bréf sem henni hafi borist frá kærunefnd jafnréttismála hafi sum verið óundirrituð og ekki á bréfsefni nefndarinnar.

6) Loks kemur fram í kvörtun A að nefndarmenn hafi rætt við hana um mál nr. 13/1997 hinn 4. febrúar 1998. Hafi viðræðurnar verið teknar upp á segulband með samþykki hennar. Síðar hafi komið í ljós að búið hafi verið að afmá hluta upptökunnar. Telur A að það hafi verið óheimilt.

II.

Gauki Jörundssyni, umboðsmanni Alþingis, var veitt tímabundið leyfi frá störfum frá 1. nóvember 1998. Frá sama tíma var Tryggvi Gunnarsson settur umboðsmaður Alþingis. Með bréfi til forseta Alþingis, dags. 20. nóvember 1998, vék Tryggvi Gunnarsson sæti í máli þessu. Með bréfi, dags. 7. janúar 1999, setti forseti Alþingis Pál Hreinsson til þess að fara með og leysa úr máli þessu, með vísan til 14. gr. reglna nr. 82/1988, um störf og starfshætti umboðsmanns Alþingis.

Máli þessu var lokið með áliti, dags. 21. júlí 1999.



III.

Hinn 22. september 1998 ritaði umboðsmaður Alþingis kærunefnd jafnréttismála bréf þar sem þess var óskað að nefndin léti umboðsmanni í té gögn málsins og skýrði viðhorf sitt til kvörtunar A.

Svör kærunefndar jafnréttismála bárust umboðsmanni Alþingis með bréfi, dags. 23. nóvember 1998, og segir þar m.a. svo:

„Í kvörtun [A] kemur fram að kærð séu vinnubrögð kærunefndar jafnréttismála og skrifstofu jafnréttismála sem skilja verður svo að kærð séu vinnubrögð nefndarinnar og starfsmanna hennar. Kæruatriðin eru hins vegar ekki númeruð eða merkt sérstaklega og oft er fjallað um efnisatriði í álitum kærunefndar. Í eftirfarandi skýringum er einungis fjallað um þau atriði kvörtunarinnar sem snúa að vinnubrögðum eða meðferð málanna fyrir kærunefnd. Að gefnu tilefni vill nefndin taka fram að hún er álitsgefandi en hefur ekki úrskurðarvald. Því verður á engan hátt jafnað til munnlegs málfutnings að aðilum sé gefinn kostur á að tjá sig fyrir nefndinni. Hljóðbandsupptökum af viðtölum við aðila er eingöngu ætlað að auðvelda nefndinni að semja niðurstöður sínar.

1. [D], þáverandi formaður kærunefndar jafnréttismála, víkur sæti í málinu nr. 1/1997.

Á fundi kærunefndar jafnréttismála 21. apríl 1997 tilkynnti [D] að hún óskaði að víkja sæti í málinu nr. 1/1997 vegna tengsla við málsaðila. Nauðsynlegt er hér að upplýsa um starfshætti nefndarinnar og verkaskiptingu milli hennar og starfsmanna. Erindi kæranda, málsskj. 1.0 ásamt fylgigögnum í málinu nr. 1/1997, var lagt fram á fundi kærunefndar 10. janúar 1997 og starfsmanni falin gagnasöfnun. Málið var að nýju tekið fyrir hjá nefndinni 4. apríl s.á., gögn málsins lögð fram, samþykkt að gefa málsaðilum kost á að mæta hjá nefndinni 2. maí nk. og málinu frestað. Það var síðan á fundi nefndarinnar 21. apríl eða á þriðja fundi nefndarinnar sem málið var tekið fyrir, sem [D] óskaði að víkja sæti. Rétt er að undirstrika að á þessum tíma var gagnasöfnun í málinu á lokastigi en munnleg skýrsla fyrir nefndinni sem venja er að gefa málsaðilum kost á, hafði ekki verið gefin.

Lögum samkvæmt er það sérhvers nefndarmanns að meta hæfi sitt til meðferðar einstakra mála og er það gert þegar mál eru fyrst lögð fyrir nefndina. Hins vegar er það ekki fyrr en kemur að aðilaskýrslu og síðan umræðum í nefndinni um niðurstöðu, að efnisatriði málsins eru rædd. Það er því hvorki andstætt lögum né á nokkurn hátt óeðlilegt að nefndarmaður leggi að nýju mat á sérstakt hæfi sitt þegar hér er komið málsmeðferðinni. Þá telur kærunefnd að hafa beri í huga að þegar fulltrúi í fjölskipuðu stjórnvaldi óskar sjálfur að víkja sæti, þá er það ekki á valdi viðkomandi nefndar eða annarra nefndarmanna að ákvarða um réttmæti þeirrar ákvörðunar. Varamaður [D], [E] tók því sæti í nefndinni, var viðstödd munnlegar aðilaskýrslur sem fram fóru 2. maí 1997 og tók þátt í afgreiðslu álitsins.

Skipunartími kærunefndar rann út 1. maí 1997. Á fundum fráfarandi nefndar varð nokkur umræða um stöðu þeirra mála sem fyrir nefndinni voru. Nokkrum þessara mála reyndist unnt að ljúka fyrir lok skipunartímans en fyrir séð var að önnur yrðu að bíða afgreiðslu nýrrar nefndar. Kærunefnd taldi það ekki í samræmi við venjur um málsmeðferð fyrir fjölskipuðum stjórnvöldum að óska eftir að fráfarandi nefndarmenn lykju þeim málum sem fyrir lágu. Ný nefnd var síðan skipuð um miðjan júní það ár. Þær mannabreytingar urðu að bæði [D] og [B] létu af setu í nefndinni. Nýir aðalmenn voru skipaðir þau [E] og [C]. Þá var [F] skipaður áfram í nefndina. Hin nýskipaða kærunefnd taldi ekki ástæðu til að gefa málsaðilum kost á að koma að nýju fyrir nefndina þar sem ítarleg gögn lágu fyrir og viðtölin höfðu verið tekin upp á hljóðsnældu sem [C] gat hlýtt á.

Í kvörtun [A] kemur fram að tveir mánuðir hafi liðið frá aðilaskýrslu til afgreiðslu álits nefndarinnar. Með hliðsjón af því að ný nefnd var skipuð um miðjan júní og álitið afgreitt um miðjan júlí, verður málsmeðferðartíminn vart talinn óeðlilegur. Ber í þessu sambandi að hafa í huga að kærunefnd jafnréttismála fundar að meðaltali á tveggja til þriggja vikna fresti.

[...]

3. Hæfi nefndarmanna til meðferðar máls nr. 13/1997.

Með bréfi dags. 27. ágúst 1997 óskaði [A] eftir áliti kærunefndar jafnréttismála á því hvort ráðning í stöðu orkumálastjóra hafi brotið gegn ákvæðum jafnréttislaga. Í erindinu var þess krafist [...] að allir nefndarmenn sem gáfu álit í málinu nr. 1/1997 vikju sæti. Erindið var lagt fram á fundi kærunefndar 9. september 1997. Á þeim fundi ræddu nefndarmenn hæfi sitt. Niðurstaða nefndarinnar var að ekki væru lagaskilyrði fyrir því að nefndarmenn vikju sæti. Var starfsmanni falið að semja drög að bréfi til kæranda og málinu frestað til næsta fundar sem ákveðinn var 15. september. Á þeim fundi var drögunum breytt, þau afgreidd og send kæranda. Þau leiðu mistök urðu hjá starfsmönnum kærunefndar að drög að svarbréfi sem send voru nefndarmönnum fyrir fund þeirra 15. sept. voru einnig send kæranda. Þegar það uppgötvaðist, var kærandi strax beðin afsökunar, sbr. bréf framkvæmdastjóra dags. 16. september 1997. Afrit þessara bréfa fylgja með málsskjölum í málinu nr. 13/1997.

4. [E] víkur sæti í málinu nr. 13/1997.

Á fundi kærunefndar jafnréttismála 23. febrúar 1998 var að beiðni [E] eftirfarandi fært til bókar:

„Þar sem ég hef ákveðið að leita álits kærunefndar á ráðningu í stöðu ríkislögreglustjóra, þar sem ég var einn umsækjanda, óska ég eftir að láta af störfum í nefndinni á meðan það mál er til umfjöllunar.“

Á þessum tíma hafði einungis annar aðili málsins í málinu nr. 13/1997, [A], komið á fund kærunefndar en það gerði hún 4. febrúar 1998. Fulltrúar iðnaðar- og viðskiptaráðuneytisins mættu hins vegar á fund nefndarinnar 25. febrúar 1998 og hafði þá varamaður [E] tekið sæti. Því var [A] gefinn kostur á að koma fyrir nefndina að nýju. [A] þáði það.

5. Upptaka frá fundi 4. febrúar 1998.

[A] kom til viðtals við kærunefnd 4. febrúar 1998. Að viðtalinu loknu, er [A] stóð í dyrum fundarherbergisins, hóf hún máls á hæfi nefndarmanna og kom til nokkurra orðaskipta. Láðst hafði að slökkva á upptökutækinu og þar sem þessi orðaskipti vörðuðu ekki málið efnislega var ákveðið að má þau af hljóðsnældunni.“

Með bréfi, dags. 17. janúar 1999, gaf ég A færi á að gera athugasemd við framangreint bréf kærunefndar janfréttismála.

Svör A bárust mér með bréfi, dags. 27. janúar 1999. Þar bendir A meðal annars á, að þegar hún hafi leitað skýringa á því, hvers vegna D hefði vikið sæti, hefði hún fengið þau svör að kærunefndin teldi ekki rétt að sömu einstaklingar fjölluðu um fleiri en eitt mál sama aðila. Af þeim sökum skjóti það skökku við þegar sömu nefndarmenn hafi síðar fjallað um bæði mál hennar, þ.e. nr. 1/1997 og 13/1997. Þarna sé um að ræða augljóst ósamræmi.

Að því er varðar meðferð máls nr. 13/1997 telur A að sá tími sem leið frá munnlegum málflutningi og til þess að E lét af störfum í nefndinni, hefði átt að nægja til að ganga frá málinu.

Að því er varðar hljóðbandsupptökur af málflutningi í máli nr. 13/1997 bendir A á að ekki gæti samræmis í skýringum nefndarinnar. Þannig haldi nefndin því fram í bréfi sínu að hljóðbandsupptökum af viðtölum aðila verði á engan hátt jafnað til munnlegs málflutnings. Á fundi nefndarinnar með G fyrrverandi ráðuneytisstjóra, dags. 25. febrúar 1998, hafi komið fram önnur skýring. Samkvæmt hljóðbandsupptöku frá fundinum útskýri formaður nefndarinnar þetta svo að „þetta [sé] munnlegur málflutningur og því opinbert plagg“.

A bendir einnig á, að upptakan af fundinum hinn 4. febrúar 1998 hafi staðið í rúmlega 26 mínútur. Eftir 22 mínútna fundarhöld séu máðar út rúmlega 2 mínútur af umræðunum og síðan komi upptaka af umræðum á síðustu 2 mínútum fundarins. Þá segir svo orðrétt í bréfi hennar:

„Þó það skipti efnislega engu máli er alfarið rangt að undirrituð hafi staðið í dyrum fundaherbergisins þegar þær umræður, sem máðar voru út áttu sér stað. Það er einnig rangt að í þeim kafla, sem strikaður er út hafi ég „hafið máls á hæfi nefndarmanna“. Sú umræða fór að vísu fram, en alveg í lok fundar, á síðustu 2 mínútum hans og var ekki máð burt. Það sem máð var burt af hljóðsnældunni voru hins vegar umræður um það hvers vegna þær skýringar, sem gefnar voru af [H] um vanhæfi [D] giltu ekki um nefndarmenn í þessu máli þ.e. að „kærunefndin teldi ekki rétt að sömu einstaklingar fjölluðu um fleiri en eitt mál sömu einstaklinga“ [...] Varðandi þá fullyrðingu að umræðurnar hafi ekki varðað málið efnislega, eða ekki skipt neinu máli eins og [H] hefur áður sagt, þá er það að sjálfsögðu alrangt. Rætt var um meginatriði varðandi trúverðugleika á efnislegri afgreiðslu málsins.“

Hinn 5. febrúar 1999 ritaði ég I þjóðskjalaverði bréf og óskaði þess að mér yrðu veittar upplýsingar um hvaða reglur giltu um skil stjórnvalda á efni til Þjóðskjalasafns Íslands sem tekið hefði verið upp á segluband í starfsemi þeirra. Þá óskaði ég að upplýst yrði hvaða reglur giltu um heimildir stjórnvalda til að afmá efni af slíkum segulbandsspólum og hvort Þjóðskjalasafn Íslands hefði veitt kærunefnd jafnréttismála heimild til að afmá slíkt efni á grundvelli 7. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.

Svör I þjóðskjalavarðar bárust með bréfi, dags. 11. febrúar 1999, og segir þar meðal annars svo:

„Samkvæmt 3. grein laga nr. 66/1985 eru skjöl skilgreind svo:

„Þegar talað er um skjöl og skráðar heimildir í lögum þessum er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd eða önnur hliðstæð gögn.“

Um grisjun skjala gilda almennt ströng ákvæði 2. greinar og 7. greinar sömu laga, enda hefur stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns fjallað um grisjun skjala, sett um hana reglur og viðmiðanir í einstökum stofnunum.

Telur Þjóðskjalasafn Íslands því skylt að bera grisjun „hljóðskjala" undir stjórnarnefnd jafnt og aðra grisjun“.

Tekið skal fram að kærunefnd jafnréttismála hefur ekki fengið leyfi stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns til að eyða efni af segulbandsspólum.“

Hinn 22. febrúar 1999 ritaði ég kærunefnd jafnréttismála bréf og kynnti þeim efni bréfs A, dags. 27. janúar 1999, og bréf þjóðskjalavarðar, dags. 11. febrúar 1999. Jafnframt kynnti ég nefndinni þá ákvörðun að umfjöllun mín yrði afmörkuð við þá 6 þætti í kvörtun A sem tilgreindir eru hér að framan í kafla I. Þá óskaði ég þess, með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að kærunefndin skýrði viðhorf sitt til þeirra atriða sem umfjöllun málsins tæki til að svo miklu leyti sem þau hefðu ekki þegar komið fram í bréfi nefndarinnar til umboðsmanns Alþingis, dags. 23. nóvember 1998. Þess var sérstaklega óskað að upplýst yrði hvaða sérstökum hæfisreglum kærunefnd jafnréttismála fylgdi í störfum sínum. Loks var þess óskað að upplýst yrði af hvaða ástæðu efni frá fundi kærunefndar með A hinn 4. febrúar 1998 hefði verið afmáð af hljóðsnældu.

Svör kærunefndar jafnréttismála bárust mér með bréfi, dags. 29. mars 1999, og segir þar meðal annars svo:

„Vegna máls nr. 1/1997:

1. Málsmeðferðartími.

Kæra [A] er dags. 30. desember 1996 og var lögð fram á næsta fundi nefndarinnar 10. janúar 1997. Málsmeðferðin tók um sjö mánuði. Ítrekuð er sú afstaða sem fram kemur í bréfi kærunefndar til umboðsmanns Alþingis, dags. 23. nóvember 1998, að ástæða þess að tveir mánuðir liðu frá því að kærandi átti fund með nefndinni og til afgreiðslu álits, er fyrst og fremst sú að ný nefnd var skipuð 23. júní 1997. Nýir nefndarmenn þurftu að kynna sér öll gögn málsins og seglubandsupptökur frá fundum. Benda má á að rúmir átta mánuðir liðu frá dagsetningu kæru í málinu nr. 13/1997 og þar til álit nefndarinnar í því máli lá fyrir. Gagnaöflun í báðum málunum var mjög umfangsmikil og málsmeðferðartími í fyllsta samræmi við þann tíma sem mál almennt taka fyrir nefndinni.

2. Verkskil við skipan nýrrar nefndar - málsaðilum ekki gefinn kostur á að mæta fyrir nefndina á ný.

Hvorki í lögum nr. 28/1991 um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla né í stjórnsýslulögum er fjallað um verkskil þegar skipunartími nefndar rennur út og ný er skipuð. Á fundi kærunefndar jafnréttismála 4. apríl 1997 var framkvæmdastjóra falið að vekja athygli félagsmálaráðuneytisins á því að skipunartími kærunefndar rynni út í júní þ.á. og að tveir nefndarmenn, [D] og [B] óski ekki eftir að halda áfram störfum í nefndinni. Á fundinum var rætt um stöðu þeirra mála sem þá voru fyrir nefndinni. Nefndin taldi rétt að ný nefnd tæki við málunum á því stigi sem þau þá væru er skipunartíminn rynni út en það væri hvorki í samræmi við lög né venjur að fráfarandi nefndarmenn lykju þeim málum sem væru fyrir nefndinni án sérstakrar skipunar eða setningar til meðferðar þeirra.

Á fyrsta fundi nýskipaðrar nefndar í júní 1997 fór kærunefnd yfir þau mál sem þá lágu fyrir og ákvað hvaða viðbótarupplýsinga þyrfti að afla í sérhverju máli. Í málinu nr. 1/1997 lágu þegar fyrir mjög ítarlegar upplýsingar frá málsaðilum. Nefndin taldi ekki þörf á að gefa aðilum kost á að koma fyrir nefndina að nýju en á fundinum var fært til bókar eftirfarandi:

„Samþykkt að senda málsaðilum þau gögn sem þeim hefur enn ekki verið kynnt, þ.e. þau sem merkt eru 8.0 til 15.0 og veita þeim sameiginlegan nokkurra daga frest til að koma að athugasemdum, óski þau þess. Jafnframt að upplýsa að ekki verði um frekari kynningu á gögnum að ræða.“

Þetta var gert með bréfi til málsaðila dags. 24. júní 1997.

Málsmeðferð fyrir kærunefnd jafnréttismála er fyrst og fremst skrifleg. Í flestum málum fyrir nefndinni er málsaðilum gefinn kostur á að koma fyrir nefndina eftir að hafa skýrt sjónarmið sín skriflega. Tilgangur þessarar starfsreglu hjá nefndinni er eins og kemur fram í bréfi nefndarinnar til umboðsmanns Alþingis, dags. 23. nóvember 1998, að tryggja að ákvæðum 13. gr. stjórnsýslulaga sé fullnægt. Nefndin telur mikilvægt að réttur málsaðila til að koma að sjónarmiðum sínum sé sem best tryggður. Málsaðilum eða fulltrúum þeirra er gefinn kostur á að koma fyrir nefndina hvor í sínu lagi. Málsaðilar eru hins vegar ekki boðaðir eða þess farið á leit við þá að þeir mæti sbr. bréf kærunefndar til málsaðila í málinu nr. 1/1997 dags. 10. apríl 1997. Það er því val málsaðila hvort hann mætir hjá nefndinni og þess eru dæmi að málsaðili, annar eða báðir, óski ekki eftir að mæta. Þá eru þess dæmi að nefndin telji að málsaðilar hafi þegar komið sínum sjónarmiðum að á fullnægjandi hátt og mál sé þess eðlis, að ekki sé þörf á að málsaðilar komi til fundar við nefndina.

Kærunefnd telur þá fundi sem nefndin á með málsaðilum ekki verða lagða að líku við munnlegan málflutning í skilningi 2. mgr. 30. gr. stjórnsýslulaga. Ber í því sambandi að hafa í huga að aðilar eru ekki samtímis fyrir nefndinni, þeim er ekki tilkynnt um hvort hinn málsaðilinn muni mæta og að það hefur engin réttaráhrif ef einungis annar aðilinn mætir. Þá fara fundirnir þannig fram í stórum dráttum að málsaðilar eða fulltrúar þeirra svara spurningum nefndarmanna. Stjórnsýslulög veita heimild til munnlegs málflutnings þegar mál telst sérstaklega vandasamt og ætla má að það upplýsist betur með þeim hætti, sbr. 2. mgr. 30. gr. stjórnsýslulaga. Þess eru dæmi að munnlegur málflutningur hafi farið fram fyrir kærunefnd jafnréttismála og hafa þá báðir málsaðilar eða fulltrúar þeirra verið viðstaddir samtímis, reifað kröfur sínar og rök.

Segulbandsupptaka af fundum nefndarinnar með málsaðilum er fyrst og fremst nefndinni til hægðarauka við samningu álitsgerðar. Tekið skal fram að málsaðilum er alltaf tilkynnt fyrirfram að fundurinn sé tekinn upp á segulband og að gagnaðila gefist kostur á aðgangi að upptökunni ef hann óskar þess. Þetta er meðal annars gert í þeim tilgangi að málsaðilar hafi ekki í frammi ómálefnalegan málatilbúnað eða láti frá sér fara ummæli í skjóli þess að gagnaðili eigi þess ekki kost að svara.

Eftir að kærunefnd hafði á þessum fyrsta fundi sínum í júní 1997 kynnt sér fyrirliggjandi gögn, mat nefndin það svo að ekki væri þörf á að afla frekari gagna.

3. Fullyrðing um að vantað hafi heilu setningarnar inn í álitið og dregist hafi í marga daga að senda leiðrétt álit.

Samkvæmt gögnum kærunefndar var álit nefndarinnar í ofangreindu máli sent málsaðilum með ábyrgðarbréfi föstudaginn 18. júlí 1997 eins og venja er. Hugsanlegt er að lögmaður kæranda hafi fengið álitið sent til sín sem símbréf en það er ekki óalgengt eða kærandi fengið afhent eintak strax á föstudeginum. Fulltrúi á skrifstofu jafnréttismála hefur upplýst að hún minnist þess að lögmaður kæranda kvartaði strax við skrifstofuna um að svo virtist sem vantaði síðustu setningarnar á blaðsíðu númer 10 og því síðasta blaðsíðan riðlast til. Fulltrúi á skrifstofunni sendi strax á mánudegi 21. júlí báðum málsaðilum bréf með þessum tveimur blaðsíðum leiðréttum. Sú fullyrðing [A] að dregist hafi í marga daga að senda henni leiðrétt álit er ekki studd gögnum og fulltrúi á skrifstofu jafnréttismála kannast ekki við að svo hafi verið. Þarna urðu hins vegar mistök. Við þeim var einungis hægt að bregðast með leiðréttingu við fyrsta tækifæri og var það gert. Kærunefnd undirritaði frumrit álitsins í lok fundar 18. júlí 1997 og síðar hafa engar breytingar eða leiðréttingar verið gerðar á álitinu. Hafi vantað setningar inn í það endurrit sem kærandi fékk fyrst í hendur er um að kenna mistökum við sendingu eða móttöku símbréfs eða mögulega við útprentun á samriti álitsgerðarinnar úr tölvukerfi skrifstofu jafnréttismála.

II. Vegna máls nr. 13/1997.

4. Hæfi nefndarmanna til meðferðar máls nr. 13/1997.

Um hæfi nefndarmanna almennt til að fjalla um mál nr. 13/1997 vísast til bréfs nefndarinnar til [A] dags. 15. september 1997. [A] vísar til samtals við starfsmann kærunefndar um ástæður þess að [D] vék sæti í málinu nr. 1/1997 og telur með vísun til þeirrar ástæðu hafi allri nefndinni borið að víkja sæti í málinu nr. 13/1997. Vegna þessa þykir rétt að upplýsa að fyrsta mál [A] fyrir kærunefnd jafnréttismála er mál nr. 1/1991. Álit nefndarinnar er frá 23. október 1991 og undir það rita þau [J], [B] og [F] sem hafði þá tekið sæti [D] sem dvaldi erlendis við nám haustið 1991. Um hæfi [D] til meðferðar máls nr. 1/1997 segir svo í fundargerð nefndarinnar frá 21. apríl 1997:

„Færð til bókar sú ósk [D] að víkja sæti í málinu nr. 1/1997 vegna tengsla við málsaðila.“

Ekki er vísað til sérstaks lagaákvæðis en samkvæmt 6. tölul. 1. mgr. 3. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, víkur nefndarmaður sæti ef að öðru leyti eru fyrir hendi þær aðstæður sem eru til þess fallnar að draga óhlutdrægni hans í efa. Á fundi nefndarinnar upplýsti [D] að kærandi og þáverandi orkumálastjóri hefðu ítrekað haft samband við sig sem formann kærunefndar vegna málsins nr. 1/1991 þó svo hún hafi ekki tekið þátt í afgreiðslu þess máls. Kærandi hefði haft samband við sig að nýju nokkrum sinnum vegna máls 1/1997. Taldi hún það eitt og sér tilefni til að nefndin tæki á ný til skoðunar hæfi sitt. Taldi [D] að efasemdir gætu komið fram um hlutlægni nefndarinnar vegna þessa.

Allnokkur umræða varð hjá nefndinni um hvort ákvæði 6. tl. 1. mgr. 3 gr. ssl. ætti við í þessu tilviki. Hvorki nefndarmaðurinn né venslamenn hans höfðu hagsmuni af niðurstöðu málsins og því ekki talin hætta á ómálefnalegum sjónarmiðum. Hins vegar taldi nefndin að þau atriði sem nefndarmaðurinn hafði tilgreint væru til þess fallin að draga óhlutdrægni hennar í efa með nokkurri réttu. Niðurstaða kærunefndar var því, eins og þegar er upplýst, að fallast á að [D] viki sæti.

Í kvörtun [A] er fullyrt að starfsmaður nefndarinnar hafi upplýst að einn nefndarmaður hafi vikið sæti vegna þess eins og segir í erindi hennar „að nefndin vildi jafnan aðskilja mál með þeim hætti að ekki fjölluðu sömu nefndarmenn um mál er tengdust sömu einstaklingum.“ Eins og að framan er rakið er ástæða vanhæfis sú að einn nefndarmaður upplifði sig í óþægilegri stöðu gagnvart málsaðilum m.a. vegna fyrri samskipta við málsaðila og taldi nefndin rétt til að tryggja fyllsta hlutleysis að sá nefndarmaður viki sæti.

Málsaðilum var ekki kynnt þessi niðurstaða efndarinnar sérstaklega, enda athugasemdir um hæfi nefndarmanna ekki frá þeim komnar, sbr. 5. gr. stjórnsýslulaga.

5. Sum bréf kærunefndar jafnréttismála sem kæranda barst hafi ekki verið undirrituð og á bréfsefni stofnunarinnar.

Kærunefnd jafnréttismála er ekki kunnugt um að kærandi hafi móttekið fleiri en eitt óundirritað bréf. Þegar hefur verið gerð grein fyrir þeim leiðu mistökum sem urðu í september 1997 þegar drög að bréfi sem send voru nefndarmönnum í kærunefnd, voru fyrir mistök einnig send kæranda. Framkvæmdastjóri skrifstofu jafnréttismála baðst afsökunar á þessum mistökum fyrir hönd skrifstofunnar og sem yfirmaður þess starfsmanns sem mistökin gerði, sbr. bréf framkvæmdastjóra dags. 19. september 1997.

6. Meðferð hljóðbandsupptöku.

Eins og fram kemur í bréfi kærunefndar til umboðsmanns Alþingis frá 23. nóvember 1998 og á hljóðsnældu frá þeim fundi, varð nokkur umræða um hæfi nefndarmanna til meðferðar málsins eftir að formaður hafði þakkað kæranda komuna og viðtalinu var lokið. Kærandi var staðin á fætur en sneri við í dyrum fundarherbergisins og hóf viðræður við nefndarmenn. Eftir því sem nefndarmenn muna best snerist samtalið um hæfi nefndarmanna til meðferðar málsins nr. 13/1997 en einnig um að einn nefndarmaður hafði vikið sæti í málinu nr. 1/1997. Þegar í ljós kom að upptaka hafði haldið áfram ákvað kærunefnd að þurrka út af hljóðsnældunni þann hluta. Það var gert þó vissulega megi heyra einstaka setningar sem þarna voru sagðar og á hljóðsnældunni var ekki þurrkað út þegar kærandi var kvödd annað sinn.

Kærunefnd hafði þegar hér var komið sögu ákvarðað um hæfi sitt til meðferðar máls nr. 13/1997 og tilkynnt kæranda þá ákvörðun með bréfi dags. 15. september 1997. Umræðan var því málinu óviðkomandi. Hið sama á við um þá ákvörðun nefndarinnar að einn nefndarmaður vék sæti í málinu nr. 1/1997. Mjög brýnt er að öll gagnasöfnun, umræða og umfjöllun um tiltekið mál afmarkist við þá þætti sem kærunefnd er beðin um að taka afstöðu til samkvæmt lögum nr. 28/1991. Oft þarf að leiðbeina kærendum hvað þetta varðar og jafnvel stöðva umræður.

Upptökum af fundum kærunefndar jafnréttismála lýkur þegar formlegu viðtali við málsaðila er lokið. Með sama hætti og oft á sér stað í dómsal eftir að þinghaldi hefur verið slitið eiga sér einatt stað eftir það samtöl um daginn og veginn eða annað sem fólki liggur á hjarta og ekki snertir beint viðkomandi mál. Slík samtöl geta með engu móti talist meðal gagna máls og jafnvel þótt slík samtöl séu fyrir mistök tekin upp á segulband ættu þau ekki heima með öðrum upptökum tilheyrandi málinu og beinlínis óviðeigandi að varðveita þau. Kærunefnd telur hreina fjarstæðu og orðhengilshátt að nefna eftirfarandi útþurrkun á slíkum samtölum sem óvart eru tekin upp á segulband grisjun skjala. Þvert á móti má segja að ekki eigi að tilheyra máli önnur gögn en þau sem með vitund og vilja stjórnvalds og málsaðila eru komin inn í það. Kærunefnd jafnréttismála heldur fast við þá skoðun sína að upptaka sem fyrir mistök var gerð af umræddu samtali eftir að fundi var lokið geti ekki talist meðal gagna þessa máls.

Í bréfi kæranda til umboðsmanns Alþingis frá 27. janúar 1999 kemur fram ein af mörgum fullyrðingum kæranda sem engum gögnum er studd en þar er fullyrt að það sé „alfarið rangt að undirrituð hafi staðið í dyrum fundarherbergisins þegar þær umræður, sem máðar voru út áttu sér stað.“ Á hljóðsnældu frá síðara viðtalinu við kæranda sem fram fór 19. mars 1998 segist kærandi hafa verið staðin upp þegar þessi umræða átti sér stað, og staðið við enda fundarborðsins. Sá borðsendi er einu skrei frá dyrum fundarherbergisins. Hér er því deilt um notkun orða en ekki staðreyndir. Á þessum síðari fundi kemur mjög skýrt fram að nefndin telji að viðtalinu hafi verið lokið og því hafi þessi orðaskipti verið þurkuð út.

7. Þær reglur um hæfi sem nefndin fylgir í störfum sínum.

Um hæfi nefndarmanna í stjórnsýslunefnd til meðferðar einstaks máls fer samkvæmt ákvæðum stjórnsýslulaga. Þegar mál berst kærunefnd er það lagt fram á næsta fundi nefndarinnar. Telji nefndin einn nefndarmann vanhæfan, víkur viðkomandi sæti og er varamaður boðaður á næsta fund þegar mál er tekið fyrir. Leiki einhver vafi á hæfi einstaks nefndarmanns ákvarða aðrir nefndarmenn um hæfi hans. Gagnaöflun er hins vegar falin starfsmönnum á fundinum. Málsaðilum er ekki tilkynnt um að nefndarmaður hafi vikið sæti nema krafan um að nefndarmaður víki sæti sé frá málsaðila komin, sbr. 5. gr. stjórnsýslulaga.

Tekið skal fram, að þegar nefndarmaður telur sig vanhæfan til meðferðar máls á grundvelli 6. tölul. 1. mgr. 3. gr. laga nr. 37/1993 hafa aðrir nefndarmenn í kærunefnd jafnréttismála hingað til unað því mati viðkomandi nefndarmanns að fyrir hendi væru aðstæður til að draga óhlutdrægni hans í efa með réttu. Það er reynsla þeirra sem í kærunefndinni sitja að sé komin upp óvissa hjá nefndarmanni um sérstakt hæfi sitt sé að jafnaði affarasælla að hann víki sæti þótt nokkur vafi kunna að leika á hvort sú óvissa eigi við rök að styðjast.“

Með bréfi, dags. 6. apríl 1999, gaf ég A færi á að koma að athugasemdum við framangreint bréf kærunefndar jafnréttismála. Athugasemdir hennar bárust mér með bréfi, dags. 27. apríl 1999. Bar hún þar til baka að henni hefði aðeins borist eitt bréf frá nefndinni sem hefði verið óundirritað. Bréfi hennar fylgdi bréf frá lögmanni A, dags. 16. september 1997, þar sem hann kvartar undan því að hafa fengið óundirritað bréf, dags. 16. september 1997, frá nefndinni þar sem synjað var erindi A um að endurupptaka mál hennar nr. 1/1997.

Hinn 5. júlí 1999 ritaði ég kærunefnd jafnréttismála bréf og óskaði eftir því að nefndin skýrði viðhorf sitt til framangreindra bréfa sem dagsett væru 16. september 1997. Í bréfinu minnti ég jafnframt á að hinn 19. september 1997 hefði nefndin ritað A bréf þar sem hún hefði verið beðin afsökunar á því að henni hefðu verið send drög að svari við erindi hennar um að nefndarmenn kærunefndarinnar vikju sæti í málinu nr. 13/1997. Í bréfinu kæmi fram að skipulag afgreiðslu að því er varði útsendingu bréfa hefði verið tekið til endurskoðunar með það að markmiði að koma í veg fyrir að svona mistök gerðust aftur. Ég óskaði þess að nefndin útskýrði til hvaða ráðstafana gripið hefði verið af þessu tilefni.

Svör kærunefndar jafnréttismála bárust mér með bréfi, dags. 7. júlí 1999, og segir þar meðal annars svo:

„Með bréfi dags. 5. júlí 1999 óskaði umboðsmaður Alþingis eftir því að kærunefnd jafnréttismála skýrði viðhorf sitt til eftirfarandi atriða:

1. Óundirritaðs bréfs frá kærunefnd jafnréttismála til lögmanns [A] og svarbréf lögmannsins, dags. 16. september 1997.

Skýringar þessa eru þær sömu og þegar hafa fram komið. Um er að ræða mistök fulltrúa á skrifstofu jafnréttismála sem þá hafði nýhafið störf á skrifstofunni. Drög að svari frá starfsmanni nefndarinnar sem einungis skyldu send nefndarmönnum, voru einnig send þeim sem drögin voru stíluð á. Drögin samkvæmt þessu hafa verið tvö, annað til [A] og hitt til lögmanns hennar og mistökin verða á sama tíma. Ástæða þess að þessara mistaka gagnvart lögmanninum er ekki getið í fyrri bréfum kærunefndar til umboðsmanns er að ekki var munað eftir þeim. Beiðni lögmanns [A] um endurupptöku máls 1/1997 var skráð inn sem nýtt erindi fyrir nefndinni og því ekki inni í aðalmöppu málsins. Erindi [A] varðandi hæfi nefndarmanna til meðferðar máls 13/1997 er hins vegar hluti af málsskjölum þess máls. Lögmanni [A] var sent samskonar afsökunarbréf og henni vegna þessara mistaka og fylgir afrit þess með bréfi þessu.

2. Til hvaða ráðstafana hafi verið gripið vegna þessara mistaka.

Í framhaldi af þessum mistökum hefur sú vinnuregla verið tekin upp við útsendingar á fundarboði og gögnum til kærunefndar að framkvæmdastjóri yfirfer áður en þau eru send. Þegar bréf og fylgigögn eru send málsaðilum fylgir til fulltrúa minnismiði um hverjum skuli sent bréfið og hverjum beri afrit, hafi gögn ekki þegar verið ljósrituð og flokkuð í bréfaklemmu og merkt viðtakanda. Þá hefur verið brýnt fyrir starfsmönnum sem vinna fyrir nefndina að óska skýringa hver frá öðrum ef einhver vafi er.“

Með bréfi, dags. 13. júlí 1999, gaf ég A kost á að koma að athugasemdum við framangreint bréf kærunefndar jafnréttismála. Svör hennar bárust mér hinn 21. júlí 1999 og áréttaði hún þar þau sjónarmið sem hún hafði áður komið á framfæri við mig.

IV.

Forsendur.

1. Hvaða reglur gilda um meðferð mála hjá kærunefnd jafnréttismála?

Kvörtun A lýtur að nokkrum þáttum í meðferð kærunefndar jafnréttismála á málum hennar nr. 1/1997 og 13/1997. Áður en vikið verður að þessum atriðum varðandi málsmeðferð verður að taka afstöðu til þess hvaða reglum nefndinni beri að fylgja við meðferð mála sem vísað er til hennar skv. 2. mgr. 19. gr. laga nr. 28/1991, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla.

Samkvæmt 1. mgr. 19. gr. laga nr. 28/1991 skipar félagsmálaráðherra kærunefnd jafnréttismála til þriggja ára í senn og skulu nefndarmenn vera lögfræðingar. Félagsmálaráðherra skipar einn án tilnefningar en tvo að tilnefningu Hæstaréttar þar af annan sem formann nefndarinnar. Varamenn eru skipaðir með sama hætti. Verkefni kærunefndar jafnréttismála eru að taka við ábendingum um brot á ákvæðum laga nr. 28/1991, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, og rannsaka mál af því tilefni og senda að rannsókn lokinni niðurstöður til þeirra aðila sem málið snertir, sbr. 2. mgr. 19. gr. laga nr. 28/1991. Ef einhver telur rétt á sér brotinn skv. ákvæðum 1. mgr. 6. gr. laganna s.s. við ráðningu, setningu eða skipun í starf og vísar máli sínu til nefndarinnar, skal atvinnurekandi sýna kærunefnd fram á að aðrar ástæður en kynferði hafi legið til grundvallar ákvörðun hans. Telji kærunefnd jafnréttismála að ákvæði 2.-13. gr. laga nr. 28/1991 hafi verið brotin skal hún beina rökstuddum tilmælum um úrbætur til hlutaðeigandi aðila, sbr. 20. gr. laganna. Fallist aðili ekki á tilmæli kærunefndar jafnréttismála er nefndinni heimilt að höfða mál til viðurkenningar á rétti kæranda í samráði við hann. Gildir það einnig þótt ekki sé um skaðabótakröfu að ræða, sbr. 21. gr. laganna.

Að því er snertir málsmeðferðarreglur hafa lög nr. 28/1991 einvörðungu að geyma ákvæði sem mæla fyrir um skyldu nefndarinnar til rannsóknar mála, skyldu atvinnurekenda svo og annarra til að veita nefndinni upplýsingar sem upplýst geta mál, skyldu nefndarinnar til að leita umsagna hjá heildarsamtökum launþega og viðsemjenda þeirra þegar ætla má að mál geti haft stefnumarkandi áhrif á vinnumarkaðinn í heild og loks skyldu nefndarinnar til að beina rökstuddum tilmælum um úrbætur til hlutaðeigandi aðila, telji nefndin að ákvæði 2.-13. gr. laga nr. 28/1991 hafi verið brotin. Lög nr. 28/1991 hafa ekki að geyma önnur ákvæði um eiginlega málsmeðferð kærunefndar. Heimild 23. gr. laganna um að setja nánari reglur um framkvæmd þeirra í reglugerð hefur heldur ekki verið nýtt til þess að mæla nánar fyrir um málsmeðferð kærunefndar jafnréttismála.

Kemur þá til athugunar hvort stjórnsýslulög nr. 37/1993 gildi að öðru leyti um meðferð kærunefndar jafnréttismála á málum sem til hennar er vísað af aðilum, er hafa lögvarðra hagsmuna að gæta og snerta tilteknar ákvarðanir sem haldið er fram að brjóti í bága við lög nr. 28/1991.

Samkvæmt 1. gr. stjórnsýslulaga taka þau til stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga og gilda þegar stjórnvöld, þar á meðal stjórnsýslunefndir, taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna. Ekki er vafa undirorpið að kærunefnd jafnréttismála telst til stjórnsýslu ríkisins enda er henni komið á fót með lögum, ráðherra skipar nefndarmenn og starfsemi nefndarinnar er rekin fyrir almannafé. Öðru máli gegnir þegar kemur að því skilyrði 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga um að lögin gildi þegar stjórnvöld taki ákvarðanir um rétt eða skyldu manna. Í athugasemdum við 1. gr. frumvarps þess, er varð að stjórnsýslulögum nr. 37/1993, kemur fram að lögunum sé einungis ætlað að gilda þegar stjórnvöld taki ákvarðanir um rétt eða skyldu manna hvort sem er einstaklinga eða lögaðila. Með orðinu „ákvarðanir“ sé vísað til svo nefndra stjórnvaldsákvarðana (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3283). Eins og ráðið verður af stjórnsýslulögum er það einn þáttur í skilgreiningu hugtaksins stjórnvaldsákvörðun að um sé að ræða ákvörðun er hafi bindandi réttaráhrif um úrlausn tiltekins máls eftir að hún hefur verið tilkynnt, sbr. 2. málsl. 1. mgr. 20. gr. og 1. mgr. 23. gr. stjórnsýslulaga. Þannig ræðst það af því hlutverki og stjórnsýsluvaldi sem stjórnvaldi er að lögum fengið hvort stjórnsýslulögin gildi um málsmeðferð þess. Hvorki verður ráðið af lögum nr. 28/1991, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, né lögskýringargögnum þeirra að kærunefnd jafnréttismála sé ætlað að taka stjórnvaldsákvarðanir í málum sem til hennar er vísað. Þvert á móti er svo fyrir mælt í lögum nr. 28/1991 að kærunefnd jafnréttismála skuli beina rökstuddum tilmælum til hlutaðeigandi aðila um úrbætur, telji hún að ákvæði 2.-13. gr. laganna hafi verið brotin, sbr. 20. gr. þeirra. Af ákvæðinu verður því ekki ráðið að kærunefnd jafnréttismála sé að lögum falið vald til þess að taka bindandi ákvarðanir um réttindi eða skyldur manna. Má hér jafnframt minna á álit umboðsmanns Alþingis frá 15. febrúar 1996, sbr. SUA 1996:133 (138), um túlkun á hugtakinu „tilmæli“ í þessu sambandi. Í bréfi kærunefndar jafnréttismála til umboðsmanns Alþingis, dags. 23. nóvember 1998, kemur einnig fram sú afstaða að nefndin sé einvörðungu álitsgefandi en hafi ekki úrskurðarvald. Ekki er því deila um valdheimildir nefndarinnar í þessu tilliti.

Af framansögðu athuguðu verður því að telja að stjórnsýslulögin taki samkvæmt fyrirmælum 1. gr. þeirra ekki til kærunefndar jafnréttismála. Vegna ótvíræðra lagafyrirmæla í 1. gr. stjórnsýslulaga svo og ummæla í lögskýringargögnum þeirra um framangreinda afmörkun á gildissviði laganna, þykja forsendur dóms Hæstaréttar frá 6. nóvember 1997, H 1997:3193, þar sem reglur stjórnsýslulaga voru taldar gilda um meðferð mála hjá kærunefnd jafnréttismála, ekki hagga þessari niðurstöðu. Annað mál er að gagnályktun frá ákvæðum stjórnsýslulaga er sjaldan tæk vegna þeirrar staðreyndar sem áréttuð er í lögskýringargögnum laganna að mörg ákvæði þeirra eru byggð á óskráðum grundvallarreglum stjórnsýsluréttarins, sem hafa almennt víðtækara gildissvið en lögin (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3292). Þá getur einnig komið til álita að beita réttarreglum laganna með lögjöfnun. Í þessu sambandi er rétt að minna á að þegar máli vegna ráðningar, setningar eða skipunar í starf er vísað til kærunefndar jafnréttismála, er um að ræða mál sem telja má eðlisskyld stjórnsýslumálum að því leyti að þau hafa svipaða þýðingu fyrir aðila máls og væri um stjórnvaldsákvörðun að ræða, þannig að honum er þörf á sambærilegu réttaröryggi og tryggt er með ákvæðum stjórnsýslulaga. Hið sama gildir um þann atvinnurekanda sem borinn er sökum um brot á lögum nr. 28/1991, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, en komist nefndin að þeirri niðurstöðu að hann hafi brotið lögin, getur nefndin í framhaldi af því höfðað mál til viðurkenningar á rétti kæranda, fallist hann ekki á tilmæli nefndarinnar. Þegar stjórnsýslulög voru sett var í raun um að ræða lögfestingu á mörgum viðurkenndum en óskráðum meginreglum á sviði stjórnsýsluréttar. Að þessu athuguðu og með tilliti til þess að málsmeðferð kærunefndar jafnréttismála er ólögákveðin, þegar ákvæðum laga nr. 28/1991 sleppir, þykja skilyrði fyrir hendi til beitingar lögjöfnunar frá ákvæðum stjórnsýslulaga við meðferð mála sem um getur í 1. mgr. 6. gr. laga nr. 28/1991 hjá kærunefnd jafnréttismála. Ekki er ástæða til þess að taka afstöðu til þess hér hvort skilyrði eru til lögjöfnunar frá stjórnsýslulögum um meðferð mála er varða meint brot á öðrum ákvæðum laga nr. 28/1991.

2. Málshraði við afgreiðslu máls nr. 1/1997.

A kvartar yfir því hve langan tíma það tók kærunefnd jafnréttismála að afgreiða mál hennar sem auðkennt er nr. 1/1997.

Í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er mælt svo fyrir að ákvarðanir í málum skuli teknar svo fljótt sem unnt er. Mörg mál eru þó þess eðlis að úrlausn þeirra tekur óhjákvæmilega nokkurn tíma. Í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga er gerð sú krafa til stjórnvalda að þau hagi meðferð mála með þeim hætti að afgreiða megi þau svo fljótt sem unnt er en í því felst meðal annars að aldrei megi verða ónauðsynlegur dráttur á afgreiðslu máls.

Samkvæmt þeim gögnum sem fyrir mig hafa verið lögð var meðferð málsins í meginatriðum hagað með eftirfarandi hætti:

A bar fram kæru til kærunefndar jafnréttismála með bréfi, dags. 30. desember 1996. Ekki verður ráðið af gögnum málsins eða svörum nefndarinnar hvenær kæran var móttekin af skrifstofu jafnréttismála.

Með bréfi, dags. 10. janúar 1997, óskaði nefndin eftir upplýsingum frá orkumálastjóra í tilefni af kæru A. Svör og greinargerð orkumálastjóra bárust nefndinni með bréfi, dags. 28. janúar 1997.

Með bréfi, dags. 29. janúar 1997, gaf nefndin A færi á að koma andsvörum við þá greinargerð orkumálastjóra. Andsvör A bárust nefndinni með greinargerð hennar, dags. 26. febrúar 1997.

Með bréfi, dags. 25. mars 1997, kynnti nefndin orkumálastjóra greinargerð A frá 26. febrúar s.á. Í bréfinu var orkumálastjóra jafnframt tilkynnt að nefndin myndi fjalla um málið á fundi sínum hinn 4. apríl og veita honum síðan færi á að mæta fyrir nefndina síðar í apríl mánuði.

Hinn 10. apríl 1997 ritaði nefndin A og orkumálastjóra bréf og tilkynnti þeim að gagnasöfnun í málinu væri lokið. Jafnframt var þeim tilkynnt að þeim væri gefinn kostur á að mæta á fund hjá nefndinni hinn 2. maí. Þau þáðu það bæði og var fundurinn haldinn á tilsettum tíma.

Hinn 7. maí 1997 ritaði nefndin kirkju-, mennta- og rannsóknarráðuneyti Noregs og óskaði eftir upplýsingum um vægi prófgráða A og meðumsækjandans X. Nefndinni bárust svör kirkju-, mennta-og rannsóknarráðuneyti Noregs með bréfi, dags. 3. júní 1997.

Í framhaldi af fundinum hinn 2. maí 1997 ritaði A nefndinni bréf, dags. 13. maí 1997, þar sem hún áréttaði að hún teldi að ekki hefði gefist ráðrúm til að nefna á fundinum öll þau atriði sem hún hefði viljað. Í bréfinu gerir hún síðan nánar grein fyrir viðhorfum sínum til málsins.

Með bréfi, dags. 13. maí 1997, sendi orkumálastjóri nefndinni andsvör við greinargerð A frá 24. febrúar 1997. Þá fylgdi bréfinu einnig skýrsla sem hafði að geyma áhersluatriði orkumálastjóra eftir fund hans með nefndinni hinn 2. maí 1997.

Með bréfi, dags. 16. maí 1997, kynnti nefndin A greinargerð orkumálastjóra, dags. 13. maí 1997. Andsvör A við greinargerðinni bárust nefndinni með bréfi, dags. 9. júní 1997.

Með bréfi, dags. 16. maí 1997, kynnti nefndin orkumálastjóra bréf A, dags. 13. maí s.á. Andsvör orkumálastjóra bárust með bréfi, dags. 28. maí s.á.

Með bréfi, dags. 24. júní 1997, kynnti nefndin A bréfaskipti sín við kirkju-, mennta- og rannsóknarráðuneyti Noregs svo og svör orkumálastjóra frá 28. maí 1997.

Með bréfi, dags. 24. júní 1997, kynnti nefndin orkumálastjóra einnig bréfaskipti sín við kirkju-, mennta- og rannsóknarráðuneyti Noregs svo og bréf A frá 9. júní 1997. Andsvör orkumálastjóra bárust með bréfi, dags. 3. júlí 1997.

Kærunefnd jafnréttismála lauk umfjöllun um málið með áliti sínu, dags. 17. júlí 1997.

Frá dagsetningu kæru A til kærunefndar jafnréttismála hinn 30. desember 1996 og þar til nefndin lauk umfjöllun um málið með áliti sínu, dags. 17. júlí 1997, liðu 6 mánuðir og 17 dagar, sbr. lögjöfnun frá reiknireglu 1. mgr. 8. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Með tilliti til þess hvernig meðferð málsins var hagað, s.s. hér að framan er rakið, þeirra deilna sem voru um ákveðnar staðreyndir málsins og túlkun þeirra svo og fjölda þeirra skjala sem lögð voru fram, er að mínum dómi ekki efni til að gagnrýna nefndina fyrir þann tíma er tók að afgreiða málið í ljósi þeirra krafna sem leiddar verða með löggjöfnun frá 9. gr. stjórnsýslulaga. Annað mál er að frá sjónarhorni þess sem telur sig órétti beittan með ákvörðun atvinnurekanda, getur það ráðið úrslitum hvort hann telur raunhæft að leita liðsinnis kærunefndar jafnréttismála hve langan tíma það tekur nefndina að leysa úr málinu. Á þetta sérstaklega við þegar sá sem telur rétt á sér brotinn, vinnur enn hjá þeim atvinnurekanda sem borinn er sökum um brot á lögum nr. 28/1991, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla. Á hinn bóginn er til þess að líta að starf nefndarmanna kærunefndar jafnréttismála er aukastarf. Í bréfi nefndarinnar, dags. 23. nóvember 1998, kemur fram að nefndin fundar að meðaltali á tveggja til þriggja vikna fresti. Þá kemur fram í bréfi nefndarinnar til mín, dags. 29. mars 1999, að sá tími sem tók að afgreiða málið sé í samræmi við þann tíma sem mál almennt taka fyrir nefndinni. Samkvæmt framansögðu verður vart séð að afgreiðslutími fyrir nefndinni verði almennt styttur nema með breytingu á starfsskilyrðum nefndarinnar og eftir atvikum með breytingu á lögum nr. 28/1991.

3. Krafa um endurflutning máls.

Þá kvartar A yfir því að kærunefnd jafnréttismála hafi ekki afgreitt mál hennar nr. 1/1997 eins og til stóð áður en B hætti í nefndinni. Í stað B tók C sæti í nefndinni. Hafði þá allri gagnaöflun verið lokið og aðilar málsins lýst viðhorfum sínum. Telur A að flytja hefði átt málið á ný þannig að C hefði viðhlítandi forsendur til þess að leysa úr málinu.

Í bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 23. nóvember 1998, kemur fram að skipunartími kærunefndar hafi runnið út 1. maí 1997. Í bréfi nefndinnar, dags. 29. mars 1999, er þetta leiðrétt og tekið fram að skipunartími nefndarinnar hafi runnið út 1. júní 1997.

Af gögnum málsins virðist ljóst að helstu ástæður þess að nefndin lauk ekki afgreiðslu málsins áður en skipunartími nefndarmanna rann út hinn 1. júní 1997, hafi verið þær að eftir viðræður við A og orkumálastjóra hinn 2. maí 1997 töldu nefndarmenn að þörf væri á að afla upplýsinga frá kirkju-, mennta- og rannsóknarráðuneyti Noregs um vægi prófgráðu A og meðumsækjandans X. Eins og áður segir ritaði nefndin bréf í þessu skyni hinn 7. maí 1997 og bárust svör ráðuneytisins ekki fyrr en með bréfi, dags. 3. júní 1997. Einnig sáu bæði A og orkumálastjóri ástæðu til að tjá sig nánar um ákveðna þætti málsins með bréfum, dags. 13. maí 1997. Þeim voru kynnt bréf hvors annars og kom orkumálastjóri að athugasemdum sínum hinn 28. maí 1997 en A með bréfi, dags. 9. júní 1997.

Með hliðsjón af því sem hér að framan segir tel ég ekki efni til athugasemda af minni hálfu við það þótt kærunefnd teldi ekki skilyrði til að afgreiða málið áður en skipunartími nefndarmanna rann út hinn 1. júní 1997.

Þá kvartar A yfir því að málið hafi ekki verið endurflutt þegar C tók sæti í nefndinni.

Samkvæmt gögnum málsins sat C tvo fundi þar sem málið kom til umfjöllunar áður en nefndin lauk umfjöllun um málið með áliti sínu frá 17. júlí 1997.

Kemur þá til athugunar hvort A hafi átt rétt á því að koma aftur fyrir nefndina og tjá sig um málið á grundvelli lögjöfnunar frá 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þegar C tók sæti í nefndinni.

Í 13. gr. stjórnsýslulaga er mælt svo fyrir að aðili máls skuli eiga þess kost að tjá sig um efni máls áður en stjórnvald tekur ákvörðun í því enda liggi ekki fyrir í gögnum málsins afstaða hans og rök fyrir henni eða slíkt sé augljóslega óþarft. Í 2. mgr. 18. gr. stjórnsýslulaga er jafnframt mælt svo fyrir að aðili máls geti á hvaða stigi málsmeðferðar sem er krafist þess að afgreiðslu málsins sé frestað uns honum hefur gefist tími til að kynna sér gögn og gera grein fyrir afstöðu sinni. Máli skal þó ekki frestað ef það hefur í för með sér að farið sé fram úr lögmæltum fresti til afgreiðslu þess.

Í athugasemdum við frumvarp það er varð að stjórnsýslulögum er tekið fram að ekki sé mælt fyrir um það í lögunum hvort aðili skuli tjá sig skriflega eða munnlega en það sé á valdi stjórnvalds hvor hátturinn sé hafður á (Alþt. 1992-1993, A-deild, 3296). Frá þessari meginreglu eru undantekningar sem heimila málsaðila að tjá sig munnlega s.s. þegar um mjög fábrotin mál er að ræða, aðili máls treystir sér ekki að koma sjónarmiðum sínum á framfæri skriflega o.s.frv. Þar sem ekki reynir á þessar undantekningar í máli þessu er ekki efni til að víkja frekar að þeim. Í öðrum lögum er stundum kveðið svo á að aðili skuli tjá sig skriflega um málið. Ástæða er til að árétta að í stjórnsýslurétti er byggt á þeirri meginreglu að aðili máls eigi ekki lögvarinn rétt á því að koma á fund stjórnsýslunefndar og tjá sig munnlega um mál sitt. Á hinn bóginn er nefnd heimilt að ákveða að bjóða aðila upp á að sá háttur skuli hafður á. Um meðferð mála fyrir æðri stjórnvöldum í tilefni af stjórnsýslukæru gildir sú sérregla að stjórnvaldi er heimilt að ákveða að mál skuli flutt munnlega ef það er sérstaklega vandasamt og ætla má að það upplýsist betur með þeim hætti, sbr. 30. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í þeim tilvikum þegar aðili máls tjáir sig munnlega við stjórnvald og fram koma upplýsingar um málsatvik sem hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins og ekki er að finna í öðrum gögnum þess, ber stjórnvaldi að skrá þær niður skv. 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

Samkvæmt framansögðu og með hliðsjón af þeim gögnum og skýrslum sem aflað hafði verið frá aðilum málsins verður ekki talið að kærunefnd jafnréttismála hafi borið skylda til þess samkvæmt réttarreglum um andmælarétt að hafa frumkvæði að því að veita A sérstakt færi á að koma á ný fyrir nefndina til þess að lýsa viðhorfum sínum til málsins enda þótt mannaskipti yrðu í nefndinni. Ég árétta að það hefði nefndinni engu að síður verið heimilt. Því hefur ekki verið haldið fram að nefndin hafi ekki verið búin að rannsaka málið nægilega þegar hún tók málið til úrlausnar. Þau gögn sem fyrir mig hafa verið lögð veita heldur ekki vísbendingu um að svo hafi verið. Að þessu athuguðu svo og með vísan til þess að viðtalið við A var tekið upp á hljóðsnældu sem C hafði aðgang að við úrlausn málsins, gefur þessi þáttur kvörtunarinnar ekki tilefni til athugasemda af minni hálfu.

4. Vantað hafi texta í álit kærunefndar jafnréttismála nr. 1/1997.

Ennfremur kvartar A yfir því að vantað hafi heilu setningarnar inn í álit kærunefndar jafnréttismála í máli nr. 1/1997 frá 17. júlí 1997. Hafi hún ekki fengið sent leiðrétt eintak fyrr en eftir marga daga.

Af hálfu kærunefndar jafnréttismála er viðurkennt að kvartanir hafi borist skrifstofu jafnréttismála þar sem vantað hafi síðustu setningarnar á blaðsíðu númer 10 og síðasta blaðsíðan af þessum sökum einnig færst til. Af hálfu nefndarinnar er viðurkennt að þarna hafi orðið mistök. Við þeim hafi verið brugðist með leiðréttingu við fyrsta tækifæri. Hefði fulltrúi sent báðum málsaðilum leiðrétt eintak af þeim síðum sem riðlast höfðu.

Í 2. mgr. 23. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er kveðið svo á að eftir að aðila hafi verið tilkynnt um ákvörðun sé stjórnvaldi heimilt að leiðrétta bersýnilegar villur í henni enda tilkynni stjórnvaldið aðila um leiðréttinguna án tafar og láti þeim sem fengið hefur endurrit af ákvörðuninni nýtt endurrit í té.

Óumdeilt er að þau mistök, sem þessi þáttur kvörtunarinnar lýtur að áttu sér stað. Mistökin voru leiðrétt í samræmi við lögjöfnun frá ákvæðum 2. mgr. 23. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 með því að senda aðilum málsins leiðrétt endurrit. Það eru tilmæli mín til kærunefndar jafnréttismála að hún hagi frágangi og útsendingu álita sinna með þeim hætti að dregið verði sem mest úr hættu á að slík mistök hendi á nýjan leik.

A kvartar einnig undan því að henni hafi ekki borist hið leiðrétta eintak af umræddum blaðsíðum fyrr en eftir marga daga. Í bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 29. mars 1999, er því á hinn bóginn haldið fram í bréfi hennar að hin leiðréttu eintök hafi verið send mánudaginn 21. júlí 1997. Þar sem framburði A og nefndarinnar ber á milli um þetta atriði og ekki nýtur við sönnunargagna er þessi þáttur kvörtunarinnar svo vaxinn að ekki verður úr honum leyst nema með því að afla fyrst skýrslna aðila og vitna og leggja mat á sönnunargildi þeirra. Þar sem ekki eru því skilyrði til þess að leyst verði úr þessu ágreiningsefni af umboðsmanni Alþingis, tel ég rétt að ljúka umfjöllun um þennan þátt málsins með vísan til c-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.

5. Sérstakt hæfi nefndarmanna kærunefndar jafnréttismála til þess að fara með mál nr. 13/1997.

Þá kvartar A yfir því, að þeir nefndarmenn sem fóru með mál nr. 1/1997 hafi ekki vikið sæti við meðferð á máli hennar nr. 13/1997. Telur A að þetta sýni að ekki sé samræmi hjá nefndinni við beitingu hæfisreglna. Vísar A í því sambandi til þeirra ástæðna sem starfsmaður nefndarinnar gaf henni fyrir því, hvers vegna D vék sæti, þ.e.a.s. vegna þess að hún hefði áður leyst úr öðru máli A hjá nefndinni.

Eins og umboðsmaður Alþingis hefur áður vikið að í álitum sínum sem birt eru í ársskýrslum hans SUA 1990:113, SUA 1993:264 og SUA 1995:161 (168), er almennt á því byggt við skýringu sérstakra hæfisreglna á sviði stjórnsýsluréttar að starfsmaður verði ekki vanhæfur til meðferðar máls enda þótt hann hafi leyst úr öðru máli sama manns nema framganga hans hafi þá verið með þeim hætti að ástæða sé til að draga óhlutdrægni hans í efa. Í þessu sambandi má einnig minna á það að yfirleitt telst héraðsdómari ekki vanhæfur til meðferðar máls þó að hann hafi áður dæmt annað mál á hendur sama aðila þar sem reynt hefur á sömu eða sambærilegar málsástæður, sbr. t.d. dóm Hæstaréttar H 1958:466.

Af framansögðu athuguðu verður því ekki talið að þeir nefndarmenn kærunefndar jafnréttismála sem leystu úr máli nr. 1/1997 hafi af þeirri ástæðu verið vanhæfir til þess að leysa úr máli nr. 13/1997.

A hefur staðfastlega haldið því fram að starfsmaður kærunefndar jafnréttismála hafi tjáð henni að ástæða þess að D hefði vikið sæti við meðferð máls nr. 1/1997 væri sú að nefndin vildi jafnan aðskilja mál með þeim hætti að ekki fjölluðu sömu nefndarmenn um mál er tengdust sömu einstaklingum. Kærunefndin hefur ekki borið þessa fullyrðingu A til baka. Á hinn bóginn hefur nefndin útskýrt í bréfi sínu, dags. 29. mars 1999, að í raun hafi þetta ekki verið ástæða vanhæfis D heldur hefði hún „[upplifað] sig í óþægilegri stöðu gagnvart málsaðilum m.a. vegna fyrri samskipta við málsaðila“ eins og segir í bréfi nefndarinnar.

Í máli þessu kemur ekki til endurskoðunar hvort D hafi að lögum borið skylda til að víkja sæti. Á hinn bóginn er ástæða til að árétta að við úrlausn mála er skylt að gæta samræmis við beitingu hæfisreglna á grundvelli þeirrar meginreglu íslenskrar stjórnskipunar að leysa beri úr sambærilegum málum á sambærilegan hátt, sbr. 1. mgr. 65. gr. stjórnarskrárinnar og 1. mgr. 11. gr. stjórnsýslulaga. Í því sambandi er rétt að hafa í huga að hinar sérstöku hæfisreglur hafa ekki eingöngu að markmiði að koma í veg fyrir að ómálefnaleg sjónarmið hafi áhrif á efni stjórnvaldsákvarðana heldur er þeim einnig ætlað að stuðla að því að almenningur og þeir sem hlut eiga að máli, geti treyst því að stjórnvöld leysi úr málum á hlutlægan hátt. Forsenda þess, að aðilar máls fái skilið ákvörðun stjórnvalda um hæfi einstakra starfsmanna og kannað hvort þær samræmist eldri úrlausnum stjórnvalda er að þau rök sem færð eru fyrir niðurstöðu máls, séu rétt. Þegar fram koma misvísandi upplýsingar um ástæður þess að starfsmaður er talinn vanhæfur er það til þess fallið að draga úr tiltrú á að ákvörðun um hæfi hans hafi verið byggð á málefnalegum sjónarmiðum.

Þegar A leitaði fyrst skýringa á því af hverju D væri talin vanhæf til meðferðar málsins, verður ekki ráðið að af gögnum málsins að starfsmaður skrifstofu nefndarinnar hafi veitt henni með skýrum hætti þær upplýsingar sem nú hafa komið fram með bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 29. mars 1999. Í ljósi framangreindra lagasjónarmiða verður að harma það.

Í tilefni af þeim ummælum í bréfi kærunefndar til umboðsmanns Alþingis, dags. 23. nóvember 1998, að lögum samkvæmt sé það „sérhvers nefndarmanns að meta hæfi sitt til meðferðar einstakra mála“, tel ég jafnframt sérstaka ástæðu til að árétta að skv. 4. mgr. 5. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er það á valdi stjórnsýslunefndar að ákveða hvort nefndarmanni beri að víkja sæti og skal sá nefndarmaður, sem ákvörðun um vanhæfi snýr að ekki taka þátt í ákvörðun um hæfi sitt. Þetta gildir þó ekki ef það leiðir til þess að stjórnsýslunefndin verður ekki ályktunarhæf. Skulu þá allir nefndarmenn taka ákvörðun um hæfi nefndarmanna í því máli.

6. Drög að svarbréfum send kæranda fyrir mistök.

Þá kvartar A yfir því að bréf sem henni og lögmanni hennar hafi borist frá kærunefnd jafnréttismála hafi verið óundirrituð og ekki á bréfsefni nefndarinnar. A hefur lagt fram tvö bréf frá nefndinni, bæði dagsett 16. september 1997, sem eru óundirrituð. Annars vegar bréf þar sem kærunefnd janfréttismála hafnar erindi lögmanns hennar um endurupptöku málsins nr. 1/1997 svo og bréf þar sem nefndarmenn hafna því að víkja sæti í málinu nr. 13/1997.

Í bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 29. mars 1999, kemur fram að nefndinni sé ekki kunnugt um að A hafi borist fleiri en eitt óundirritað bréf frá nefndinni. Í bréfi nefndarinnar, dags. 7. júlí 1999, er þetta borið til baka. Fram kemur að A og lögmanni hennar hafi fyrir mistök verið send uppköst að tveimur bréfum sem hafi verið óundirrituð.

Í gögnum málsins liggja einnig fyrir tvö bréf frá skrifstofu kærunefndar jafnréttismála til A og lögmanns hennar, dags. 19. september 1997, þar sem beðist er afsökunar á þessum leiðu mistökum. Í bréfunum er tekið fram að vegna þeirra verði skipulag afgreiðslu að því er varðar útsendingu bréfa tekið til endurskoðunar með það að markmiði að koma í veg fyrir að slík mistök gerist aftur. Í bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 7. júlí 1999, kemur fram í hverju fyrrnefndar breytingar á skipulagi útsendingu bréfa eru fólgnar.

Óumdeilt er að þau mistök sem þessi þáttur kvörtunarinnar lýtur að, áttu sér stað. Mistökin voru leiðrétt með því að senda A og lögmanni hennar ný bréf sem ekki voru haldin þessum annmarka og er það í samræmi við þá meginreglu sem ákvæði 2. mgr. 23. gr. stjórnsýslulaga 37/1993 eru byggð á. Það eru tilmæli mín til kærunefndar jafnréttismála að hún fylgi eftir þeim ráðstöfunum sem hún hefur nú þegar gripið til svo dregið verði sem mest úr hættu á að slík mistök hendi á nýjan leik.

7. Hluti segulbandsupptöku afmáður.

Loks kvartar A yfir því að segulbandsupptökur af viðræðum nefndarinnar við hana í máli nr. 13/1997, sem fram hafi farið hinn 4. febrúar 1998, hafi að hluta til verið afmáður. A áréttar í kvörtun sinni að viðræður nefndarinnar við hana hafi verið teknar upp á segulband með samþykki hennar. Séu hljóðbandsupptökurnar málsgögn sem eigi að vera báðum málsaðilum svo og nefndinni aðgengilegar og hafi það verið ítrekað við upphaf viðtalsins.

Samkvæmt 5. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands, er Stjórnarráði Íslands svo og stofnunum sem undir það heyra m.a. skylt að afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín til varðveislu. Í athugasemdum við 5. gr. frumvarps þess er varð að lögum nr. 66/1985 kemur fram að afhendingarskyldan taki til allra aðila sem starfi á vegum ríkisins (Alþt. 1984-1985, A-deild, bls. 2151). Samkvæmt 6. gr. laga nr. 66/1985 er afhendingaskyldum aðilum skylt að hlíta fyrirmælum Þjóðskjalasafns Íslands um skráningu, flokkun og frágang skjala og afhenda safninu skjöl sín eigi síðar en þegar þau hafa náð þrjátíu ára aldri.

Þegar rætt er um skjöl og skráðar heimildir í lögum nr. 66/1985 er skv. 2. mgr. 3. gr. laganna átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd eða önnur hliðstæð gögn. Í athugasemdum við 3. gr. frumvarps þess er varð að lögum nr. 66/1985 segir m.a. svo:

„Einnig er leitast við að skilgreina merkingu hugtaksins skjal, en það orð er notað í víðtækri merkingu í frumvarpi þessu um hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, sem falla til hjá stofnunum og einstaklingum vegna starfsemi þeirra og hafa að geyma upplýsingar. Sú þróun, sem orðið hefur á seinustu árum á sviði skrifstofutækni, veldur því að merking orðsins hlýtur að víkka og taka ekki einungis til hefbundinna ritaðra gagna, heldur einnig til gagna í öðru formi, t.a.m. til segulspóla og snælda.“ (Alþt. 1984-1985, A-deild, bls. 2150.)

Í athugasemdum við frumvarp það er varð að lögum nr. 66/1985 kemur fram að helstu nýmæli frumvarpsins felist í því að Þjóðskjalasafni Íslands sé falið að líta eftir skjalavörslu skilaskyldra aðila, láta í té leiðbeiningar um skjalavörslu og ákveða um ónýtingu skjala. Þar kemur jafnframt fram að í nálægum löndum sé víða að því stefnt að 60% eða jafnvel meira sé eytt af skjölum sem myndast í skjalasöfnum opinberra stofnana og embætta (Alþt. 1984-1985, A-deild, bls. 2149). Í 2. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 er meðal annars tekið fram að hlutverki sínu skuli Þjóðskjalasafn Íslands gegna á þann hátt að líta eftir skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila og ákveða ónýtingu skjala sem ekki sé talin ástæða til að varðveita til frambúðar. Í 1. mgr. 2. gr. laganna er síðan áréttað að stjórnarnefnd Þjóðskjalasafn Íslands fjalli um eyðingu gagna í skjalasöfnum sem lögin taki til. Í athugasemdum við 4. gr. frumvarps þess er varð að lögum nr. 66/1985 segir meðal annars svo:

„Jafnframt er lagt til að sett verði á laggirnar stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns sem hafi með höndum yfirumsjón með starfsemi safnsins. Yrði það þá fyrst og fremst hlutverk þeirrar nefndar að móta og setja fastar reglur um grisjun skjalasafna. Stjórnarnefnd þessi þarf að hafa myndugleika til þess að setja almennar reglur um þessi mál eftir því sem reynslan leiðir í ljós að heppilegt sé. En aðalreglan þarf að vera sú að stofnunum og embættum ríkisins sé óheimilt að farga skjölum sínum, hverju nafni sem nefnast, nema með leyfi Þjóðskjalasafns. Að því ber að stefna að í reynd verði þetta þannig að stofnanir sæki um heimild til Þjóðskjalasafns til þess að ónýta þau gögn sem þær telja sig ekki þurfa á að halda og sem þær telja að hafa ekki varðveislugildi, þannig að ekki þurfi að sækja um heimild í hvert skipti sem skjalasafn er grisjað.“ (Alþt. 1994-1995, A-deild, bls. 2150.)

Í samræmi við framangreinda löggjafarstefnu er mælt svo fyrir í 7. gr. laga nr. 66/1985 að afhendingarskyldum aðilum sé óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema heimild Þjóðskjalasafns Íslands komi til eða samkvæmt sérstökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala.

Gögn er verða til í stjórnsýslu kærunefndar jafnréttismála eru skilaskyld til Þjóðskjalasafns Íslands skv. 5. gr. laga nr. 66/1985. Í máli A kemur fram að sá hluti upptökunnar sem afmáður var hafi snert umræður um hvers vegna þær skýringar sem henni hafi fyrst verið gefnar fyrir því að D vék sæti, giltu ekki um hæfi nefndarmanna til meðferðar málsins nr. 13/1997. Í bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 23. nóvember 1998, kemur einnig fram að umræðurnar hafi snert hæfi nefndarmanna. Undir lið 1 í sama bréfi kemur jafnframt fram það viðhorf að ekki sé óeðlilegt að nefndarmenn leggi að nýju mat á sérstakt hæfi sitt þegar komið er að því að aðilar gefi skýrslu fyrir nefndinni og farið að ræða efnisatriði málsins.

Með því að umrædd upptaka varð til í starfsemi nefndarinnar og snerti öðrum þræði hæfi nefndarmanna til meðferðar umrædds máls, telst hún til þeirra gagna er lög nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands, taka til, sbr. 2. mgr. 3. gr. laganna. Af bréfi þjóðskjalavarðar, dags. 11. febrúar 1999, verður ráðið að stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns Íslands hefur ekki sett almennar reglur um grisjun gagna sem verða til í stjórnsýslu kærunefndar jafnréttismála. Nefndin aflaði sér heldur ekki sérstakrar heimildar frá stjórnarnefnd til að ónýta umrædda upptöku. Af þeim sökum fór ónýting hluta segulbandsupptöku af viðtali nefndarmanna kærunefndar jafnréttismála við A frá 4. febrúar 1998 í bága við fyrirmæli 7. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.

V.

Niðurstöður.

Í tilefni af kvörtun A, sem fjallað hefur verið um hér að framan, liggur það fyrir óumdeilt að vantað hafi setningar á blaðsíðu 10 í áliti kærunefndar jafnréttismála í máli nr. 1/1997 sem A fékk sent. Ennfremur liggur fyrir að henni bárust í pósti óundirrituð uppköst að tveimur svarbréfum kærunefndar jafnréttismála við erindum hennar. Af framansögðu athuguðu er þeim tilmælum beint til kærunefndar jafnréttismála að hún fylgi eftir þeim ráðstöfunum sem af þessu tilefni var gripið til af hennar hálfu svo dregið verði sem mest úr hættu á að slík mistök hendi á nýjan leik.

Þá er það aðfinnsluvert að þegar A leitaði fyrst skýringa á því af hverju D hefði vikið sæti í máli hennar nr. 1/1997, verður ekki séð af gögnum málsins að henni hafi þá verið veittar þær upplýsingar af starfsmanni skrifstofu nefndarinnar sem nú hafa komið fram með bréfi kærunefndar jafnréttismála, dags. 29. mars 1999.

Loks er það aðfinnsluvert að kærunefnd jafnréttismála hafi ákveðið að ónýta hluta af segulbandsupptöku af viðtali nefndarmanna við A frá 4. febrúar 1998 en það fór í bága við fyrirmæli 7. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.

,