Álit

I. Hinn 29. september 1994 bar A fram kvörtun yfir því, hve langan tíma hefði tekið að afgreiða umsókn hans um sérstaka tímabundna lektorsstöðu í Y-fræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands. Þá kvartaði hann einnig yfir því, að honum hefði ekki verið gerð grein fyrir því, í samræmi við ákvæði 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, að afgreiðsla málsins myndi tefjast svo mjög sem raun varð á. II. Hinn 4. mars 1994 var sérstök tímabundin lektorsstaða í Y-fræði við félagsvísindadeild auglýst laus til umsóknar í Lögbirtingablaði. Með bréfi, dags. 5. apríl 1994, staðfesti framkvæmdastjóri starfsmannasviðs Háskóla Íslands að umsókn A hefði borist og verið send deildarforseta félagsvísindadeildar, sem myndi sjá um að koma umsókninni áfram til formanns dómnefndar. Hinn 5. ágúst 1994 ritaði A starfsmannasviði Háskóla Íslands bréf og spurðist fyrir um, hve langan tíma það tæki dómnefnd að afgreiða umsókn sína, svo og hvort stjórnsýslulögin tækju til afgreiðslu umsókna um slík störf. Með bréfi, dags. 9. ágúst 1994, bárust A svohljóðandi svör við fyrirspurninni: "Við höfum móttekið bréf yðar dags. 5. ágúst 1994. Það leiðréttist hér með að staðfesting á umsókn hefði borist og [verið] send út á deild þann 5. apríl s.l. en ekki í byrjun maí. Varðandi meðferð stöðu hér innan um Háskóla Íslands skal tekið fram að dómnefnd var skipuð 15. júní s.l. Formaður dómnefndar er [E] og getur hann væntanlega upplýst yður um stöðu málsins. Sjá meðfylgjandi bréf." Með bréfi háskólans fylgdi ljósrit af skipunarbréfi E í dómnefnd til þess að meta hæfi umsækjenda um tímabundna lektorsstöðu í Y-fræði. III. Hinn 6. október 1994 ritaði ég rektor Háskóla Íslands bréf og óskaði þess, með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 13/1987, um umboðsmann Alþingis, að hann veitti mér upplýsingar um, hvað liði afgreiðslu á umsókn A um tímabundna lektorsstöðu í Y-fræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands. Þá óskaði ég upplýsinga um, hvað tæki venjulega langan tíma að afgreiða slík mál hjá Háskóla Íslands. Hinn 24. nóvember 1994 ritaði ég rektor Háskóla Íslands bréf, þar sem ég ítrekaði þau tilmæli mín, að Háskóli Íslands léti mér í té ofangreindar upplýsingar. Framkvæmdastjóri starfsmannasviðs Háskóla Íslands svaraði erindinu fyrir hönd rektors með bréfi, dags. 8. desember 1994, og segir þar meðal annars svo: "[A] sótti um sérstaka tímabundna lektorsstöðu í [Y]-fræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands 22. mars s.l. Umsóknarfrestur um stöðuna var síðan til 30. mars. [A] var einn af sjö umsækjendum. Hinn 5 apríl var send út staðfesting til umsækjenda um að umsóknir hefðu borist og að umsóknargögn hefðu verið send til deildarforseta félagsvísindadeildar. Hinn 15. júní var skipuð dómnefnd til að meta hæfi umsækjend[a] um stöðuna. Formaður dómnefndar er [E]. Dómnefnd mun væntanlega ljúka störfum næstu daga. Fyrirhugað er að málið verði tekið fyrir á deildarfundi félagsvísindadeildar 16. desember n.k. Varðandi það hve langan tíma það taki venjulega að afgreiða slík mál hjá Háskóla Íslands er verið að taka saman yfirlit yfir afgreiðslutíma umsókna um allar auglýstar stöður á árinu 1993. Það yfirlit mun fljótlega liggja fyrir. Þess má einnig geta að unnið er að breytingum innan Háskóla Íslands sem ættu að geta stytt þennan feril hér en þær eru enn á vinnslustigi. Ferillinn eins og hann er í dag er bundinn af lögum og reglugerð fyrir Háskóla Íslands. Til upplýsinga sendast Reglur um nýráðningar háskólakennara sem samþykktar hafa verið af háskólaráði en menntamálaráðherra hefur enn ekki staðfest, sbr. 3. mgr. 11. gr. l. um Háskóla Íslands. Á fundi NUAS, sem eru samtök um Norrænt samstarf innan stjórnsýslu háskólanna og haldinn var í Danmörku í ágúst s.l., bar Ole Hansen prófessor við Niels Bohr stofnunina í Kaupmannahöfn saman ráðningarferil í Danmörku og í Bandaríkjunum. Þar kom fram að í Danmörku og á hinum Norðurlöndunum þykir ráðningarferill "stuttur" nái hann ekki yfir eitt ár. Hins vegar virðist ráðningarferill í Bandaríkjunum almennt vera u.þ.b. helmingi styttri en á Norðurlöndum. Sú spurning vaknar óneitanlega hvort þessi langi ráðningarferill á Norðurlöndum standist stjórnsýslulög ..." Með bréfi, dags. 14. desember 1994, gaf ég A færi á að gera athugasemdir við framangreint bréf háskólans. Svör A bárust mér með bréfi, dags. 16. desember 1994. Þar bendir A á, að í bréfi háskólans hafi engar skýringar komið fram á því, hvers vegna afgreiðsla málsins hafi tekið svo langan tíma. Ennfremur víkur hann að því, að af hálfu háskólans virðist endurskoðun á afgreiðslu mála af þessum toga ekki hafa átt sér stað, þótt ný stjórnsýslulög hefðu tekið gildi 1. janúar 1994, en þau geri meðal annars þá kröfu til stjórnvalda, að aldrei megi vera um ónauðsynlegan drátt að ræða á afgreiðslu máls. Hinn 29. desember 1994 ritaði ég rektor Háskóla Íslands á ný bréf. Með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 13/1987, um umboðsmann Alþingis, óskaði ég þess, að mér yrðu veittar upplýsingar um eftirfarandi atriði: Í fyrsta lagi hvort A hefði verið gerð grein fyrir því, að afgreiðsla máls hans mundi tefjast, sbr. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í öðru lagi benti ég á, að í bréfi Háskóla Íslands til mín, dags. 8. desember 1994, kæmi fram að umsóknarfrestur um nefnda stöðu hefði runnið út 30. mars 1994. Aftur á móti hefði dómnefnd ekki verið skipuð fyrr en 15. júní 1994. Af þessu tilefni óskaði ég þess að upplýst yrði um ástæður þess að umrædd dómnefnd var ekki skipuð fyrr. Eins og hér að framan greinir, var dómnefndin skipuð hinn 15. júní 1994. Hinn 8. desember 1994, þegar Háskóli Íslands ritaði mér bréf í tilefni af máli þessu, hafði nefndin enn ekki lokið störfum, af bréfinu að dæma. Af þessu tilefni óskaði ég að upplýst yrði um ástæður þess, að umrædd dómnefnd lauk ekki störfum innan þeirra tímamarka, sem mælt er fyrir um í 3. mgr. 19. gr. reglugerðar fyrir Háskóla Íslands, sbr. auglýsingu um staðfestingu hennar nr. 98/1993. Loks óskaði ég þess, að sendar yrðu upplýsingar um afgreiðslutíma umsókna, sem bárust Háskóla Íslands 1993, um leið og þær upplýsingar lægju fyrir. Framkvæmdastjóri starfsmannasviðs Háskóla Íslands svaraði erindinu fyrir hönd rektors með bréfi, dags. 10. febrúar 1995, og segir þar meðal annars svo: "Í framangreindu bréfi yðar er þess farið á leit að Háskóli Íslands láti í té upplýsingar um eftirtalin atriði. Í fyrsta lagi hvort [A] hafi verið gerð grein fyrir því að afgreiðsla máls hans mundi tefjast. Því er til að svara að í bréfi frá starfsmannasviði hinn 9. ágúst er [A] bent sérstaklega á að [E] formaður dómnefndar geti gefið upplýsingar um stöðu málsins en meðan dómnefnd er að störfum er það einungis formaður dómnefndar sem getur gefið upplýsingar um stöðu mála. Í öðru lagi er óskað upplýsinga um hvers vegna dómnefnd hafi ekki verið skipuð fyrr en 15. júní. Umsóknarfrestur um nefnda stöðu rann út eins og áður hefur komið fram 30. mars. Það er venja hér á starfsmannasviði að láta nokkra daga, í lengsta lagi viku, líða frá því að umsóknarfrestur rennur út þar til umsóknir og gögn eru send til deildar. Þetta er gert með það í huga að oft koma umsóknir langt að, og tekur tíma að berast okkur þó þær séu póstlagðar innan umsóknarfrests. Umsóknirnar sem hér um ræðir voru því sendar stuttu eftir páskaleyfi til deildarforseta félagsvísindadeildar ásamt beiðni um tilnefningu fulltrúa deildar í dómnefnd. Hann sendir síðan tillögu um dómnefndarfulltrúa deildarinnar til rektors 18. apríl. Rektor var erlendis á þessum tíma en vararektor [...] sendir bréf 9. maí til Menntamálaráðuneytis þar sem beðið er um tilnefningu um fulltrúa ráðuneytisins. Svar berst rektor 30. maí. Dómnefnd var síðan skipuð 15. júní eins og áður er getið það hefur því tekið u.þ.b. tvo mánuði að skipa dómnefnd sem er að vísu í lengra lagi. Það skal tekið fram að það gengur oft illa að fá þá sem til greina koma til að taka sér störf í dómnefndum. Að þessu sinni var það einnig svo. Varðandi þriðja lið erindisins er rétt að vísa til hjálagðra minnispunkta frá [E] vegna starfa dómnefndarinnar. Varðandi fjórða lið þykir mér leitt að ég hef ekki enn náð að vinna úr þeim upplýsingum sem ég hef tekið saman en sendi þær um leið og ég hef þær tilbúnar." Með bréfinu fylgdu svohljóðandi minnispunktar frá [E], formanni dómnefndar: "Dómnefnd í [Y]-fræði var skipuð 15. júní 1994. Formaður dómnefndar var þá í fríi en fékk bréfið í hendur 27. júní og náði saman fyrsta fundi þriðjudaginn 5. júlí. Þá var farið yfir málin og formanni var falið að afla tiltekinna upplýsinga um vinnulag og skyldur dómnefnda. Allir dómnefndarmenn gerðu grófa grein fyrir áætlunum sínum um sumarfrí og vinnuálagi sínu næsta misseri. Gerð var almenn vinnuáætlun og ráðgert að hefja dómnefndarstörf upp úr miðjum ágúst er dómnefndarmenn hefðu lokið sumarfríum sínum. Í millitíðinni átti formaður að vinna ákveðna undirbúningsvinnu til þess að búa í haginn fyrir nefndina. Þá var miðað við að nefndin gæti lokið störfum í lok september ef þess væri nokkur kostur. Á fundi dómnefndar 18. ágúst var farið yfir fjölmörg formleg atriði, dómnefndarmenn komu sér saman um vinnulag og verkaskiptingu í fyrstu umferð, en þá var þegar ljóst að erfitt yrði að ljúka störfum innan þeirra marka sem áætlað var vegna þess hve verkefni sem dómnefndarmenn unnu að voru umfangsmikil, en þau voru tilkomin áður en að þeir tóku að sér dómnefndarstörfin. Umfangsmikil kennsla formanns dómnefndar er þar með talin. Það er ástæða til þess að geta þess að iðulega er nokkuð hart lagt að mönnum að taka að sér þessi dómnefndarstörf, þótt þeir geri tilnefningaraðilum skýra grein fyrir því að þeir eigi mjög erfitt með að anna þessari viðbót. Þeir fyrirvarar voru skýrir í þessu tilviki þótt þeir hafi ekki verið skriflegir enda er engin hefð fyrir slíkum formlegheitum. Næstu vikur er málið í vinnslu, en gengur mjög hægt, þótt dómnefndarmenn hafi samt skipst á gögnum. Í nóvember kemst málið á skrið aftur og nú eru haldnir nokkuð tíðir fundir þangað til verkinu er loks skilað til rektors 12. desember. Umsækjendur voru sjö í upphafi, en einn dró umsókn sína til baka áður en til afgreiðslu kom, þannig að endanlegur dómur var um sex umsækjendur. Gögnin sem dómnefnd bar að vinna úr eru feiknalega mikil." Með bréfi, dags. 21. febrúar 1995, gaf ég A færi á að gera athugasemdir við svör Háskóla Íslands. Svör A bárust mér með bréfi, dags. 23. febrúar 1995. Þar bendir A á, að meginefni kvörtunarinnar lúti að töfum á afgreiðslu málsins, en í bréfum háskólans sé ekki að finna svör við því, hvað talist geti hæfilegur afgreiðslutími slíkra mála, með hliðsjón af 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, og hverjar séu ástæður tafa á afgreiðslu málsins. Þá áréttar hann, að sér hafi ekki borist bréf frá háskólanum, þar sem fyrirsjáanlegar tafir á afgreiðslu málsins hafi verið skýrðar fyrir honum. Samkvæmt auglýsingu um stöðuna hafi borið að skila umsóknum til starfsmannasviðs Háskóla Íslands. Telur hann því, að starfsmannasviði beri skylda til að tilkynna um fyrirsjáanlegar tafir á afgreiðslu máls skv. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í því sambandi telur hann, að þessari lagaskyldu hafi ekki verið aflétt af starfsmannasviði háskólans, þótt honum hafi verið bent á, að hann gæti leitað til formanns dómnefndar og fengið upplýsingar um stöðu málsins. Hinn 4. maí 1995 voru af minni hálfu ítrekuð þau tilmæli mín í bréfi, dags. 29. desember 1994, að mér yrðu sendar upplýsingar um afgreiðslutíma umsókna, sem bárust Háskóla Íslands 1993. Hinn 9. júní 1995 bárust mér svör frá Háskóla Íslands. Í bréfi háskólans, dags. 6. júní 1995, segir meðal annars svo: "Með vísan til fyrirspurnar dags 4. maí 1995 um afgreiðslutíma umsókna hjá Háskóla Íslands. Beðist er velvirðingar á hve lengi hefur dregist að svara fyrirspurn þinni, en ástæða þess eru veikindi. Eftir könnun á ferli umsókna frá lokum umsóknarfrests og þangað til ráðning er frágengin í menntamálaráðuneytinu er meðal afgreiðslutími 241 dagur. ..." Hinn 4. janúar 1996 ritaði ég Háskóla Íslands á ný bréf og óskaði þess, með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 13/1987, um umboðsmann Alþingis, að mér yrðu látin té eftirtalin gögn og upplýsingar: "1. Ljósrit af auglýsingu um hina sérstöku tímabundnu lektorsstöðu í [Y]-fræði. "2. Hvenær félagsvísindadeild og háskólaráð skipuðu hvort sinn mann í dómnefnd skv. 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands. "3. Upplýsingum um, af hvaða ástæðu umsækjendum um umrædda stöðu var ekki veittur kostur á því að tjá sig fyrr um álit dómnefndar. Samkvæmt gögnum málsins skilaði dómnefnd áliti sínu til rektors hinn 12. desember 1994. Samkvæmt upplýsingum frá [A] barst honum ekki álitið fyrr en hinn 9. febrúar 1995 og var honum þá veittur frestur til þess að tjá sig um álitið til 20. febrúar 1995. "4. Hvenær félagsvísindadeild hafi borist álit dómnefndar. "5. Hvenær félagsvísindadeild hafi afgreitt málið skv. 4.-5. málsl. 4. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands. "6. Af hvaða ástæðu það tók u.þ.b. 6 mánuði að veita stöðuna, eftir að álit dómnefndar lá fyrir, en með bréfi, dags. 10. maí 1995, var [A] tilkynnt, að staðan hefði verið veitt nafngreindum einstaklingi. "7. Hvenær menntamálaráðherra veitti formlega lektorsstöðuna, sbr. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands." Mér bárust umbeðnar upplýsingar frá Háskóla Íslands með bréfi, dags. 17. janúar 1996. Í svari háskólans við annarri spurningu minni kom fram, að félagsvísindadeild hefði skipað mann í dómnefnd á deildarfundi 15. apríl 1994, menntamálaráðuneytið 25. maí 1994 og háskólaráð 15. júní 1994. Um svör við 3.-6. spurningu vísaði háskólinn til bréfs skrifstofustjóra félagsvísindadeildar, dags. 11. janúar 1996, en þar segir meðal annars svo: "Spurningar 3, 4, 5 og 6: Dómnefndarálitið barst deild 13. desember og var lagt fram til kynningar á deildarfundi 16. desember 1994 og var frekari umfjöllun síðan frestað. Deildarforseti ákvað síðan að umsækjendum yrði sent álitið og þeim gefinn kostur á að gera athugasemdir áður en málið yrði tekið fyrir til afgreiðslu. Eins og kunnugt er þá eru í mótun reglur (sbr. umfjöllun í háskólaráði 14.12. 1995) sem gera ráð fyrir því að umsækjendum sé sent álit til umsagnar og athugasemdir þeirra séu teknar til umfjöllunar. Þessar reglur hafa ekki verið formlega staðfestar en félagsvísindadeild hefur fylgt þeim frá byrjun árs 1995. Umsækjendum var síðan sent álitið 9. febrúar og gefinn frestur til 20. febrúar til þess að senda inn athugasemdir. Þær athugasemdir voru síðan sendar dómnefnd. Deildarmönnum voru síðan sendar athugasemdir umsækjenda og svör dómnefndar við þeim. Dómnefndarálitið var síðan tekið fyrir að nýju á deildarfundi 3. mars og gerði formaður dómnefndar þá grein fyrir athugasemdunum og svörum dómnefndar við þeim. Afgreiðslu málsins var síðan frestað. Málið var tekið fyrir að nýju 10. mars en frestað og tekið fyrir til afgreiðslu á deildarfundi 17. mars. [X] hlaut þá meirihluta greiddra atkvæða og því meðmæli deildar í stöðuna." Í svari háskólans við sjöundu spurningu minni kom fram, að í maímánuði árið 1995 hefði verið gerður ráðningarsamningur við þann einstakling, sem deild mælti með í stöðuna. Samkvæmt ljósriti af ráðningarsamningi, sem fylgdi með bréfi háskólans, kemur fram, að hann hafi verið staðfestur af menntamálaráðuneytinu hinn 17. maí 1995. Hinn 30. janúar 1996 ritaði ég menntamálaráðherra bréf, þar sem ég gerði ráðherra meðal annars grein fyrir því, að í gögnum frá Háskóla Íslands kæmi fram, að það hafi tekið að meðaltali 241 dag að afgreiða umsóknir um störf hjá Háskóla Íslands árið 1993. Ég benti einnig á, að hvað A snerti hefði afgreiðsla máls hans tekið 406 daga. Þá óskaði ég þess að mér yrðu veittar eftirtaldar upplýsingar. "1. Af hvaða ástæðum það hafi tekið svo langan tíma að taka ákvörðun um veitingu umræddrar stöðu, en 54 dagar liðu frá því að niðurstaða félagsvísindadeildar lá fyrir hinn 17. mars 1995 og þar til [A] var tilkynnt með bréfi, dags. 10. maí 1995, hverjum staðan hefði verið veitt. 2. Af hvaða ástæðu [A] hafi ekki verið gerð grein fyrir því í samræmi við 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, að afgreiðsla máls hans myndi tefjast. 3. Hvort menntamálaráðuneytið eða Háskóli Íslands sendi umsækjendum um lektorsstöður, aðrar en erlendar lektorsstöður, tilkynningu skv. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, þegar þess gerist þörf. 4. Af hvaða ástæðu hafi ekki verið settar reglur um starfshætti dómnefnda og hlutverk ritara skv. 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands." Hinn 13. febrúar 1996 barst mér frá menntamálaráðuneytinu afrit af bréfi ráðuneytisins til Háskóla Íslands, dags. 6. febrúar 1996. Í bréfinu er þess farið á leit, að Háskóli Íslands veiti ráðuneytinu ofangreindar upplýsingar. Hinn 26. mars 1996 ritaði ég menntamálaráðherra bréf, þar sem ég ítrekaði þau tilmæli mín, að ráðuneytið léti mér í té umbeðnar upplýsingar. Hinn 3. apríl bárust mér svör ráðuneytisins með bréfi, dags. 25. mars 1996. Í bréfinu segir meðal annars svo: "Ráðuneytinu hafa borist upplýsingar Háskóla Íslands, með bréfi stofnunarinnar dags. 21. febrúar 1996 sem fylgir hjálagt í ljósriti. Af hálfu menntamálaráðuneytisins skal það upplýst í tilefni af 3. tl. fyrirspurnar yðar, að ekki hefur verið gefinn nægilegur gaumur að því, að greina málshefjendum frá því ef tafir verða á afgreiðslu máls, sbr. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, en unnið er að umbótum í þeim efnum. Hvað varðar 4. tl. fyrirspurnar yðar, varðandi reglur um starfshætti dómnefnda og hlutverk ritara samkvæmt 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990 um Háskóla Íslands, þá hefur menntamálaráðuneytið sent Háskóla Íslands bréf, þar sem þess er óskað að stofnunin veiti ítarlegri upplýsingar en fram koma í bréfi stofnunarinnar dags. 21. febrúar sl. Ljósrit af bréfi ráðuneytisins þessa efnis sendist hjálagt. Svör Háskóla Íslands við þessum þætti fyrirspurnar yðar verða send yður jafnskjótt og þau hafa borist ráðuneytinu." Samkvæmt framansögðu bárust menntamálaráðuneytinu svör Háskóla Íslands með bréfi, dags. 21. febrúar 1996. Í bréfinu koma eftirfarandi upplýsingar fram: "Undirrituð hefur svarað spurningum yðar til umboðsmanns Alþingis í megindráttum og fylgir ljósrit af því bréfi, frá 17. janúar f.m., hér með ásamt þeim fylgigögnum sem vísað er til í bréfinu. Nánari upplýsingar við spurningum yðar fara hér á eftir: 1. Af hvaða ástæðum það hafi tekið svo langan tíma að taka ákvörðun um veitingu umræddrar stöðu, en 54 dagar liðu frá því að niðurstaða félagsvísindadeildar lá fyrir hinn 17. mars 1995 og þar til [A] var tilkynnt með bréfi, dags. 10. maí 1995, hverjum staðan hafi verið veitt. Starfsmannasvið HÍ móttók bréf félagsvísindadeildar með tilkynningu um niðurstöðu deildar 25. apríl 1995. Bréf félagsvísindadeildar er dagsett 5. apríl en skýringar á þessum mismun á dagsetningum verða víst seint skýrðar. Hvað varðar svör til umsækjenda , eftir að niðurstaða deildar liggur fyrir, er meginreglan sú að starfsmannasvið svarar umsækjendum ekki fyrr en ráðningarsamningur hefur hlotið staðfestingu menntamálaráðuneytis og fjármálaráðuneytis en á ráðningarsamningi (ebl. 10.10) kemur eftirfarandi fram: "Samningur þessi öðlast ekki gildi fyrr en hann hefur hlotið staðfestingu fjármálaráðuneytisins, sbr. 2. mgr. 9. gr. laga nr. 97/1974." [X], sá umsækjandi sem deild mælti með í umrædda stöðu, skrifaði undir ráðningarsamninginn 3. maí 1995, menntamálaráðuneytið 15. maí 1995 og fjármálaráðuneytið 20. júlí 1995. Brugðið var út af þessari meginreglu vegna þess hversu afgreiðsla þessa máls hafði þegar tafist og [A] tilkynnt um afgreiðslu deildar í málinu og að ráðningarsamningur hefði verið sendur menntamálaráðuneyti. 2. Af hvaða ástæðu [A] hafi ekki verið gerð grein fyrir því í samræmi við 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, að afgreiðsla máls hans myndi tefjast. Því miður hefur Háskóli Íslands ekki haft tök á að koma sér upp því upplýsingakerfi sem honum ber skv. stjórnsýslulögum. Fullur vilji er hins á bæta þar úr, síaukin verkefni án aukningar starfsliðs hafa þó hamlað því verkefni enn sem komið er. [...] 4. Af hvaða ástæðu hafi ekki verið settar reglur um starfshætti dómnefnda og hlutverk ritara skv. 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands. Eins og kunnugt er hafa Reglur um nýráðningar háskólakennara verið í vinnslu hjá Háskólanum. Þær munu væntanlega fljótlega verða sendar Menntamálaráðuneytinu til staðfestingar." Með bréfi, dags. 16. apríl 1996, gaf ég A færi á að gera athugasemdir við svör Háskóla Íslands. Athugasemdir A bárust mér með bréfi, dags. 22. apríl 1996. Þar kemur meðal annars fram, að A telur skýringar háskólans ófullnægjandi, en þær séu að nokkru til skýringar á atburðarásinni í málinu. Þá tekur A fram, að enn sé verið að afla gagna um afgreiðslutíma málsins og að háskólinn láti enn ósvarað 4. tl. fyrirspurnar umboðsmanns Alþingis, er fram kemur í bréfi, dags. 30. janúar 1996, en svar við fyrirspurninni geti horft til skýringar á drætti málsins. Með bréfi til Háskóla Íslands, dags. 4. júní 1996, ítrekaði menntamálaráðuneytið þau tilmæli, að Háskóli Íslands veitti ráðuneytinu upplýsingar um, hvað liði vinnu við reglur um starfshætti dómnefnda og hlutverk ritara í samræmi við ákvæði 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands. Svör Háskóla Íslands við síðastgreindu erindi hafa enn ekki borist mér, þrátt fyrir ítrekuð tilmæli menntamálaráðuneytisins. IV. Að því er A snertir, hefur afgreiðsla málsins hjá Háskóla Íslands tekið afar langan tíma samkvæmt því, sem hér hefur verið rakið. A leitaði til mín hinn 29. september 1994. Afgreiðsla málsins af minni hálfu hefur tafist verulega, þar sem mjög treglega hefur gengið að afla upplýsinga frá Háskóla Íslands. Í því ljósi hef ég ákveðið að taka málið til afgreiðslu, eins og það liggur fyrir, þrátt fyrir að ekki hafi borist upplýsingar um, hvað líði vinnu við reglur um starfshætti dómnefndar og hlutverk ritara í samræmi við ákvæði 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands. V. 1. Almennt um afgreiðslutíma málsins. Samkvæmt gögnum málsins rann umsóknarfrestur um tímabundna lektorsstöðu í Y-fræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands út hinn 30. mars 1994. Með bréfi, dags. 10. maí 1995, tilkynnti framkvæmdastjóri starfsmannasviðs Háskóla Íslands A, að X hefði verið veitt staðan. Að því er A snertir, tók afgreiðsla málsins því 406 daga. Af hálfu starfsmannasviðs Háskóla Íslands er upplýst, að meðalafgreiðslutími umsókna um störf við háskólann hafi verið 241 dagur árið 1993. Er því ljóst, að afgreiðsla þessa máls tók umtalsvert lengri tíma en almennt gerist hjá Háskóla Íslands, og er hinn almenni afgreiðslutími umsókna þó ekki stuttur. Samkvæmt 1. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 taka lögin til stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga. Er því ljóst, að Háskóli Íslands, sem telst til stjórnsýslu ríkisins, fellur undir lögin. Í 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga kemur fram, að lögin gildi þó að meginstefnu til aðeins, þegar stjórnvöld taki ákvarðanir um réttindi og skyldur manna, þ.e. stjórnvaldsákvarðanir. Í athugasemd við 1. gr. frumvarps þess, er varð að stjórnsýslulögum, segir meðal annars svo: "Í lögfræðinni hafa ákvarðanir um skipun, setningu og ráðningu opinberra starfsmanna, svo og lausn þeirra frá störfum og brottvikningu þeirra, verið flokkaðar sem stjórnvaldsákvarðanir [...] Ganga lögin út frá þessari hefðbundnu skilgreiningu og því falla ákvarðanir þessar undir gildissvið þeirra." (Alþt. 1992, A-deild, bls. 3283.) Í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er mælt svo fyrir, að ákvarðanir í málum skuli teknar svo fljótt sem unnt sé. Mörg mál eru þó þess eðlis að úrlausn þeirra tekur óhjákvæmilega nokkurn tíma. Á þetta t.d. við um mál, þar sem afla þarf umsagnar annarra aðila. Í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga er gerð sú krafa til stjórnvalda, að þau hagi meðferð mála með þeim hætti, að afgreiða megi þau svo fljótt sem unnt er, en í því felst meðal annars, að aldrei megi verða ónauðsynlegur dráttur á afgreiðslu máls. Verður nú vikið nánar að einstökum þáttum í meðferð og afgreiðslu málsins. 2. Skipun dómnefndar. Þegar prófessors-, dósents- og lektorsstöður eru veittar, skal skipa dómnefnd til þess að meta hæfi umsækjenda. Í 1. og 2. málsl. 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands, er fjallað um skipan dómnefndar. Þar segir meðal annars svo: "Skipa skal hverju sinni þriggja manna nefnd til þess að dæma um hæfi umsækjenda til að gegna embættinu eða starfinu. Háskólaráð skipar einn nefndarmann, menntamálaráðherra annan, en deild sú, sem hann á að starfa við, hinn þriðja, og er hann formaður." Eins og áður segir, rann umsóknarfrestur um stöðuna út hinn 30. mars 1994. Samkvæmt upplýsingum frá starfsmannasviði Háskóla Íslands skipaði félagsvísindadeild mann í dómnefnd á deildarfundi hinn 15. apríl 1994, menntamálaráðuneytið hinn 25. maí 1994 og háskólaráð 15. júní 1994, eða 46 dögum eftir að umsóknarfresti lauk. Samkvæmt gögnum málsins voru umsóknir um stöðuna sendar deildarforseta félagsvísindadeildar 5. apríl 1994 ásamt beiðni um skipun í dómnefnd. Það er hins vegar ekki fyrr en með bréfi, dags. 9. maí 1994, að óskað er eftir því að menntamálaráðuneytið skipi mann. Í 2. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 eru svohljóðandi ákvæði: "Þar sem leitað er umsagna skal það gert við fyrstu hentugleika. Ef leita þarf eftir fleiri en einni umsögn skal það gert samtímis þar sem því verður við komið ..." Í samræmi við þá meginreglu, sem 2. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er byggð á, tel ég rétt, að tekið verði til athugunar, hvort ekki sé rétt að leita skipunar á öllum dómnefndarmönnum samtímis. Þótt þeir aðilar, sem skipa dómnefndarmenn, þurfi í sumum tilvikum að hafa samráð sín á milli, myndi slíkt fyrirkomulag í mörgum tilvikum geta flýtt fyrir skipun dómnefndar. 3. Afgreiðslutími dómnefndar. Samkvæmt 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990 skal háskólaráð setja reglur um starfshætti dómnefndar og hlutverk ritara og skulu þær lagðar fyrir menntamálaráðherra til staðfestingar. Slíkar reglur hafa ekki enn verið settar í samræmi við lög og hafa engar viðhlítandi skýringar verið gefnar á því. Samkvæmt 3. mgr. 19. gr. reglugerðar fyrir Háskóla Íslands, sbr. auglýsingu um staðfestingu hennar nr. 98/1993, skal dómnefnd hraða störfum sínum eftir föngum, og skal hún að jafnaði hafa lokið störfum innan tveggja mánaða frá því að hún var skipuð. Það leiðir meðal annars af 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, að stjórnvöldum ber að haga meðferð mála með þeim hætti, að tryggt sé að lögmæltir frestir til afgreiðslu þeirra séu haldnir. Hinn 15. júní 1994 hafði dómnefnd verið skipuð til þess að meta hæfi umsækjenda um sérstaka tímabundna lektorsstöðu í Y-fræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands. Samkvæmt bréfi formanns dómnefndar var fyrsti fundur hennar haldinn 5. júlí 1994. Á fundi dómnefndar 18. ágúst 1994 komu dómnefndarmenn sér saman um verkaskiptingu og vinnulag. Dómnefndarálitinu var síðan skilað hinn 12. desember 1994, þ.e. eftir 180 daga, eða nánast sex mánuði. Í minnispunktum formanns dómnefndar, sem fylgdi bréfi háskólans frá 10. febrúar 1995, kemur fram, að ástæður þess, að tafir urðu á afgreiðslu dómnefndar, hafi verið þær, að dómnefndarmenn hafi áður verið búnir að taka að sér önnur verkefni svo sem kennslu, sem sinna hafi þurft samhliða dómnefndarstörfum. Þá hefðu gögn þau, sem umsækjendur skiluðu og "dómnefnd bar að vinna úr [verið] feiknalega mikil", eins og segir í minnispunktum formanns dómnefndar. Störf dómnefnda geta verið afar ólík að umfangi, allt eftir því hve margir umsækjendur eru um hverja stöðu og hversu rit þeirra og rannsóknir eru mikil að vöxtum. Þegar framlögð gögn eru umfangsmikil, getur það af skiljanlegum ástæðum tekið dómnefnd mun lengri tíma en tvo mánuði að láta uppi rökstutt álit um það, hvort af vísindagildi rita umsækjenda og rannsóknum svo og námsferli þeirra og störfum megi ráða, að þeir séu hæfir til að gegna umræddri stöðu. Gögn þau, sem dómnefnd þurfti að rannsaka, liggja ekki fyrir og ég get ekki leyst úr því, hvort þau voru slík að vöxtum, að það hafi réttlætt að afgreiðsla málsins tæki nánast þrefaldan þann tíma, sem mælt er fyrir um í 3. mgr. 19. gr. reglugerðar fyrir Háskóla Íslands, sbr. auglýsingu um staðfestingu hennar nr. 98/1993. Ég tel hins vegar sérstaka ástæðu til að árétta, að þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla dómnefndar muni dragast fram yfir hinn tveggja mánaða frest, sem ákveðinn er í 3. mgr. 19. gr. reglugerðar nr. 98/1993 fyrir Háskóla Íslands, er rétt að tilkynna umsækjendum um það í samræmi við ákvæði 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga. Um þetta atriði vísast nánar til IV. kafla 6 hér á eftir. 4. Afgreiðslutími félagsvísindadeildar o.fl. Samkvæmt bréfi skrifstofustjóra félagsvísindadeildar, dags. 11. janúar 1996, barst dómnefndarálitið deildinni hinn 13. desember 1994. Dómnefndarálitið var síðan lagt fram til kynningar á deildarfundi hinn 16. desember 1994. Frekari umfjöllun um málið var síðan frestað. Tekin var ákvörðun um að veita umsækjendum færi á að koma að athugasemdum við dómnefndarálitið í samræmi við 13. gr. stjórnsýslulaga og þau sjónarmið, sem það ákvæði er byggt á. Dómnefndarálitið var hins vegar ekki sent umsækjendum fyrr en hinn 9. febrúar 1995, eða 58 dögum eftir að félagsvísindadeild barst álitið. Ekki hafa komið fram neinar skýringar á því, hvers vegna það var gert svo seint, en ekki strax eftir deildarfund hinn 16. desember 1994. Meðal annars af þessum sökum virðast hafa orðið ónauðsynlegar tafir á afgreiðslu málsins. Umsækjendum var gefinn kostur á að koma að athugasemdum við dómnefndarálitið fyrir 20. febrúar 1995. Málið var tekið til meðferðar á deildarfundum 3. og 10. mars 1995 og afgreitt hinn 17. mars 1995. Ég tel ekki ástæðu til athugasemda við þann tíma, sem leið frá því að athugasemdir umsækjenda lágu fyrir og þar til málið var afgreitt af hálfu félagsvísindadeildar. 5. Veiting stöðunnar. Niðurstaða félagsvísindadeildar lá fyrir hinn 17. mars 1995. A var hins vegar ekki tilkynnt, hverjum staðan hafi verið veitt fyrr en með bréfi, dags. 10. maí 1995, eða 54 dögum síðar. Í svarbréfi Háskólans til menntamálaráðuneytisins, dags. 21. febrúar 1996, kemur eftirfarandi fram um þetta atriði: "Starfsmannasvið H.Í. móttók bréf félagsvísindadeildar með tilkynningu um niðurstöðu deildar 25. apríl 1995. Bréf félagsvísindadeildar er dagsett 5. apríl en skýringar á þessum mismun á dagsetningum verða víst seint skýrðar. Hvað varðar svör til umsækjenda eftir að niðurstaða deildar liggur fyrir, er meginreglan sú að starfsmannasvið svarar umsækjendum ekki fyrr en ráðningarsamningur hefur hlotið staðfestingu menntamálaráðuneytis og fjármálaráðuneytis en á ráðningarsamningi (ebl. 10.10) kemur eftirfarandi fram: "Samningur þessi öðlast ekki gildi fyrr en hann hefur hlotið staðfestingu fjármálaráðuneytisins, sbr. 2. mgr. 9. gr. laga nr. 97/1974." [X], sá umsækjandi sem deild mælti með í umrædda stöðu, skrifaði undir ráðningarsamninginn 3. maí 1995, menntamálaráðuneytið 15. maí 1995 og fjármálaráðuneytið 20. júlí 1995. brugðið var út af þessari meginreglu vegna þess hversu afgreiðsla þessa máls hafði þegar tafist og [A] tilkynnt um afgreiðslu deildar í málinu og að ráðningarsamningur hefði verið sendur menntamálaráðuneyti." Samkvæmt framansögðu liðu 39 dagar frá því að niðurstaða félagsvísindadeildar lá fyrir og þar til starfsmannasviði H.Í. var tilkynnt með bréfi um niðurstöðuna. Ekki hafa komið fram neinar skýringar á því, hverju þessi dráttur sætti. Hér virðast því enn hafa orðið ónauðsynlegar tafir á afgreiðslu málsins. Með tilliti til efnis kvörtunar A, tel ég ekki tilefni til þess að fjalla um aðra þætti málsins, er snerta veitingu stöðunnar. 6. Skýringar á töfum á afgreiðslu málsins. Eins og áður segir, var meðalafgreiðslutími umsókna um störf við Háskóla Íslands 241 dagur árið 1993, en afgreiðsla þessa máls tók aftur á móti 406 daga. Í 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er svohljóðandi ákvæði: "Þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls muni tefjast ber að skýra aðila máls frá því. Skal þá upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta." Í máli þessu er óumdeilt að A var ekki sent bréf og honum gerð grein fyrir væntanlegum töfum á afgreiðslu málsins og er það aðfinnsluvert. Meginreglan er sú, að veitingarvaldshafi ber ábyrgð á því, að mál hafi verið undirbúið forsvaranlega og með það farið í samræmi við ákvæði laga og grundvallarreglur stjórnsýsluréttar. Samkvæmt þessari meginreglu fellur það almennt í hlut þess stjórnvalds, sem fer með vald til að veita stöðu, í þessu tilviki menntamálaráðherra, að tilkynna um tafir á afgreiðslu máls. Samkvæmt 1. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990, um Háskóla Íslands, og 18. gr. reglugerðar um Háskóla Íslands, sbr. auglýsingu um staðfestingu hennar nr. 98/1993, skipar menntamálaráðherra aðra lektora en erlenda lektora. Þar sem nánast allur undirbúningur að skipun lektors fer fram á vegum Háskóla Íslands og vegna þess sjálfstæðis, sem Háskóla Íslands er búið í lögum, getur verið eðlilegra að Háskóli Íslands sjái í framkvæmd um að tilkynna um tafir á afgreiðslu mála í samræmi við 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, enda eingöngu á færi þeirra, sem standa að undirbúningi málsins, að sjá fyrir, hvort vænta megi tafa á afgreiðslu þess. Það eru tilmæli mín til háskólaráðs og menntamálaráðherra, að settar verði reglur um starfshætti dómnefndar og hlutverk ritara skv. 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990. Tel ég rétt að við samningu þeirra verði tekið til athugunar, hvernig hraða megi afgreiðslu ráðningar prófessora, dósenta og lektora. Ég tel einnig þörf á, að tekin verði afstaða til þess, hver eigi að sjá um að tilkynna umsækjendum um fyrirsjáanlegar tafir á afgreiðslu mála um stöðuveitingu, sbr. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, og séð verði til þess að þessum reglum verði fylgt af festu. V. Niðurstaða álits míns, dags. 24. júlí 1996, var svohljóðandi: "Niðurstaða. Það er niðurstaða mín, að afgreiðsla umsóknar A um sérstaka tímabundna lektorsstöðu í Y-fræði við félagsvísindadeild Háskóla Íslands hafi tekið of langan tíma og farið í bága við 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í ákvæðinu er gerð sú krafa til stjórnvalda, að þau hagi meðferð mála þannig að afgreiða megi þau svo fljótt sem unnt er, en í því felst meðal annars, að aldrei má verða ónauðsynlegur dráttur á afgreiðslu máls. Af hálfu starfsmannasviðs Háskóla Íslands er upplýst, að meðalafgreiðslutími umsókna um störf við háskólann hafi verið 241 dagur árið 1993, sem ekki getur talist stuttur afgreiðslutími. Afgreiðsla málsins, að því er A snertir, tók hins vegar mun lengri tíma en almennt gerist, eða 406 daga. Að verulegu leyti er þar um að ræða óréttlættan drátt á afgreiðslu málsins, sem verður að telja aðfinnsluvert og hafa stjórnvöld með þessu brotið í bága við 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaganna. Þá er það og aðfinnsluvert, að A var ekki gerð grein fyrir fyrirsjáanlegum töfum á afgreiðslu málsins í samræmi við 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Í ljósi athugana minna á þessu máli tel ég brýnt, að öll málsmeðferð hjá Háskóla Íslands við veitingu prófessors-, dósents- og lektorsstaða verði tekin til rækilegrar endurskoðunar og að settar verði reglur um starfshætti dómnefndar og hlutverk ritara skv. 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990. Tel ég mikilvægt að við samningu þeirra verði tekið til athugunar, hvernig hraða megi afgreiðslu slíkra mála. Ég tel einnig mikilvægt að því verði skipað með skýrum hætti, hver eigi að sjá um í framkvæmd að umsækjendum sé tilkynnt um fyrirsjáanlegar tafir á afgreiðslu mála skv. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, og séð verði til þess, að reglum þessum verði fylgt af festu." VI. Með bréfum, dags. 17. febrúar og 4. júlí 1997, óskaði ég eftir upplýsingum rektors Háskóla Íslands um, hvort einhverjar ákvarðanir hefðu verið teknar í framhaldi af áliti mínu. Í svari framkvæmdastjóra starfsmannasviðs Háskóla Íslands, dags. 23. júlí 1997, segir meðal annars: "Eins og fram hefur komið er í 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990 kveðið á um að settar verði reglur um starfshætti dómnefndar. Við Háskóla Íslands hefur verið unnið að reglum um veitingu starfa háskólakennara sem taka m.a. á starfsháttum dómnefnda. Reglurnar hafa verið staðfestar af Menntamálaráðuneytinu og voru birtar í Stjórnartíðindum 2. júní s.l. [auglýsing nr. 366/1997]. Þar er fjallað um umsóknir og meðferð þeirra, skipan dómnefnda og starfshætti, mat á hæfi umsækjenda, dómnefndarálitið, efni þess og frágang, meðferð álitsins og afgreiðslu. Við setningu þessara reglna var haft í huga að gera málsmeðferðina skýrari og öruggari. Jafnframt var haft í huga að hraða afgreiðslu þessara mála svo sem kostur væri. Af starfsmannasviði og rektorsskrifstofu hafa nú verið settar vinnureglur um meðferð umsókna um störf háskólakennara þar sem upplýsingar um hvernig vinna á að málinu eru greinilega settar fram. Unnið er að því [að] umsækjendur fái sem öruggastar upplýsingar um hvernig farið er með umsóknir þeirra um stöður innan Háskóla Íslands meðan verið er að fjalla um þær. Í 3. mgr. 11. gr. laga nr. 131/1990 er jafnframt kveðið á um að settar verði reglur um hlutverk ritara og í grein 2.4 í reglum um veitingu starfa háskólakennara er rektor falið af háskólaráði að skipa ritara dómnefnd til ráðuneytis. Frá áramótum hefur verið ráðinn löglærður deildarstjóri á starfsmannasvið til að hafa umsjón með umsóknarferli og gerð ráðningarsamninga. Rektor hefur falið deildarstjóranum að vera dómnefnd til ráðuneytis sbr. grein 2.4 í reglum um veitingu starfa háskólakennara og er honum falið að fylgja þessum málum eftir af festu. Að lokum skal þess getið að laganefnd sem fjallar um endurskoðun á lögum um Háskóla Íslands er að störfum og mun hún væntanlega skila áliti í byrjun september. Þar er m.a. haft í huga að endurskoða lögin m.t.t. ráðninga starfsmanna. Í ljósi þeirra upplýsinga sem hér koma fram má segja að Háskóli Íslands hafi endurskoðað meðferð þeirra mála innan stofnunarinnar sem tengjast fyrrgreindu áliti."