Heilbrigðisstarfsmönnum ber lögum samkvæmt að gæta trúnaðar og þagmælsku um allt það sem þeir komast að í starfi sínu um heilsufar sjúklings og persónulegar upplýsingar. Þegar einstaklingur kemur til viðtals eða sækir að öðru leyti þjónustu hjá heilbrigðisstarfsfólki getur hann alla jafna gengið út frá því að hann geti rætt við það á þeim forsendum og veitt því upplýsingar í trúnaði.
Stjórnvöld fara stundum þá leið að óska eftir aðstoð sérfræðinga sem starfa almennt undir slíkum sérstökum trúnaðar- og þagnarskyldum vegna fagsviðs síns og fela þeim að koma að undirbúningi ákvarðana í einstökum málum. Dæmi um þetta eru t.d. ýmis starfsmannamál og sérfræðingarnir geta t.d. verið læknar eða sálfræðingar. Þegar stjórnvald hefur frumkvæði að því t.d. að starfsmaður þess fari og hitti sérfræðing úr hópi heilbrigðisstarfsfólks til að ræða við hann vegna tiltekins máls skiptir máli að þeim sem í hlut eiga, starfsmanninum, sérfræðingnum og stjórnendum stjórnvaldsins sé fyrirfram ljóst hvert eigi að vera hlutverk og verkefni sérfræðingsins og undir hvaða formerkjum um trúnað og þagmælsku samskipti starfsmannsins og sérfræðingsins fara fram. Þótt stjórnvaldið leiti með þessum hætti til utanaðkomandi sérfræðings er ábyrgðin á því að fylgt sé réttaröryggis- og málsmeðferðarreglum vegna málsins í höndum stjórnvaldsins. Það getur m.a. falið í sér að gera þurfi starfsmanninum skýra grein fyrir hvað felst í aðkomu sérfræðingsins.
Á þetta reyndi nýverið í máli sem gaf umboðsmanni tilefni til að fjalla með almennum hætti um sjónarmið sem stjórnvöld þurfa að hafa í huga þegar þau fá utanaðkomandi aðila til ráðgjafar í stjórnsýslumáli. Stjórnvald fékk sálfræðing til aðstoðar við rannsókn máls þar sem til greina kom að veita starfsmanni áminningu eða segja upp störfum. Benti umboðsmaður á að hafa yrði í huga hvernig hlutaðeigandi sérfræðingur greini á milli þátta í starfi sínu í þágu stjórnvaldsins og þess trúnaðar sem á honum hvíli lögum samkvæmt um málefni sjúklinga. Stjórnvöld þyrftu jafnframt að sjá til þess að umræddir sérfræðingar höguðu störfum sínum, vörslu og skilum gagna í tengslum við stjórnsýslumál með fullnægjandi hætti. Aðkoma utanaðkomandi aðila að stjórnsýslumálum leysi ekki stjórnvaldið og stjórnendur þess undan þeirri ábyrgð sem þeir beri á málsmeðferðinni og að tryggja að lögum og reglum sem um hana gilda sé fylgt.
Af þeim kvörtunum og ábendingum sem berast umboðsmanni hefur mátt merkja að stjórnvöld leiti í auknum mæli til utanaðkomandi einkaaðila við meðferð ýmissa mála, m.a. starfsmannamála. Þetta hefur ekki verið bundið við ráðningar heldur einnig mál s.s. vegna samskipta á vinnustað og kvartana um einelti. Oft virðist brenna við að hlutverk og valdmörk stjórnvaldsins sjálfs sem fer með ákvörðunarvaldið og utanaðkomandi ráðgjafa verði í slíkum tilvikum óljós og að ekki sé nægilega gætt að því í öllum tilvikum að slíkir álitsgjafar fylgi viðeigandi lögum og reglum sem gilda um störf og ákvarðanir stjórnvalda, þ.m.t. réttaröryggisreglum um meðferð mála. Þegar stjórnvald felur einkaaðila að sinna tilteknum þætti við meðferð máls þá er það eins bent er í álitinu á ábyrgð stjórnvaldsins sjálfs að tryggja að málið sé sett í réttan farveg og viðeigandi reglum þar um sé fylgt.
Umboðsmaður beindi því til stjórnar stjórnvaldsins að taka mál viðkomandi starfsmanns aftur til meðferðar og hafa þau sjónarmið sem rakin væru í álitinu framvegis í huga. Auk þess taldi hann tilefni til að senda landlækni afrit af álitinu í ljósi þeirra álitaefna sem fjallað var um í álitinu og varða aðkomu heilbrigðisstarfsmanna að stjórnsýslumálum.
Álit umboðsmanns í máli nr. 9823/2018