Umboðsmaður Alþingis hefur unnið að frumkvæðisathugun er lýtur að stigagjöf í ráðningarmálum opinberra starfsmanna. Tildrög athugunarinnar voru m.a. kvartanir og ábendingar þar sem reyndi á slíka stigagjöf og tölulegan samanburð umsækjenda. Hafði umboðsmaður í því sambandi ítrekað bent á að þessari aðferð væru ákveðin takmörk sett við undirbúning ákvörðunar. Árið 2018 hófst forathugun sem beindist að notkun stigagjafar við hæfnismat í ráðningar- og skipunarferli opinberra starfsmanna. Óskaði hann eftir upplýsingum og gögnum frá öllum ráðuneytum, fjölmennustu sveitarfélögunum og nokkrum opinberum stofnunum. Sú athugun staðfesti fyrri vísbendingar um að stigamat væri viðtekið innan stjórnsýslunnar við undirbúning ákvarðana um ráðningar og skipanir. Þó væri ljóst að tilgangur slíks stigamats sem hluti af matsferlinu væri mismunandi sem og vægi þess í heildarmati á umsækjendum.
Umboðsmaður lauk málinu með áliti sem miðar að því að varpa nánara ljósi á þær takmarkanir sem stigagjöf og ályktanir dregnar af henni væru háðar með hliðsjón af gildandi rétti, m.a. vegna aðferðafræðilegra atriða. Þótt umfjöllunin væri almenn ættu þau lagalegu álitefni og ábendingar sem væru settar fram að gefa stjórnvöldum tilefni til að huga að framkvæmd þessara mála til framtíðar með það að markmiði að ákvarðanir þeirra um ráðningu og skipun væru í samræmi við lög og vandaða stjórnsýsluhætti.
Í áliti umboðsmanns er fjallað almennt um þær almennu reglur stjórnsýsluréttar sem gilda um veitingu opinberra starfa, skráðar og óskráðar. Með hliðsjón af þeirri umfjöllun benti hann á að stjórnvöld hefðu töluvert svigrúm við meðferð slíkra mála og ákvörðun. Svigrúm stjórnvalds við val á sjónarmiðum við mat á hæfni umsækjenda, vægi þeirra og tilhögun meðferðar máls leysti það þó ekki undan þeirri skyldu að haga málsmeðferð sinni þannig að það gæti síðar sýnt fram á að heildstæður og efnislegur samanburður á umsækjendum hefði farið fram, með tilliti til væntanlegrar frammistöðu þeirra í starfinu á grundvelli málefnalegra sjónarmiða. Notkun tölulegs stigamats við undirbúning ákvörðunar um ráðningu eða skipun haggaði ekki ábyrgð stjórnvaldsins í þessu tilliti.
Í þessu sambandi benti umboðsmaður á að veitingarvaldshafi bæri ábyrgð á því að við mat á umsóknum og ákvörðun um ráðningu og skipun væri farið að lögum. Þótt ekki væri ómálefnalegt í sjálfu sér að nýta einhvers konar fyrirfram gefinn mælikvarða eða stigamat við samanburð á umsækjendum, m.a. í því skyni að gæta samræmis og jafnræðis milli umsækjenda og stuðla að skilvirkri málsmeðferð, væri nauðsynlegt að stjórnvöld tækju mið af þeim takmörkunum sem slík líkön væru undirorpin. Þannig þyrftu þau að axla ábyrgð á því heildstæða og efnislega mati sem ætti að liggja til grundvallar ákvörðun. Gæta þyrfti málefnalegra sjónarmiða og jafnræðis við tölulegan samanburð á hæfni umsækjenda og hafa í huga að stigamat væri að jafnaði aðeins til leiðbeiningar. Jafnframt þyrfti að gera ráð fyrir einhverjum skekkjumörkum þegar heildarstig væru borin saman þannig að munur væri marktækur. Þá þyrfti að gæta að kröfum stjórnsýsluréttar þegar byggt væri á sjónarmiðum sem byggðust að meira eða minna leyti á huglægu mati. Stigamat gæti auk þess ekki eitt og sér falið í sér endanlega niðurstöðu eða tæmandi forsendur fyrir því hver teldist hæfastur til að gegna tilteknu starfi.
Umboðsmaður sendi álitið forsætisráðherra, fjármála- og efnahagsráðherra sem yfirstjórnanda starfsmannamála ríkisins, samgöngu- og sveitarstjórnarráðherra auk þeirra stjórnvalda sem aflað var upplýsinga frá við meðferð málsins hjá umboðsmanni. Var þess óskað að álitið yrði kynnt forstöðumönnum ríkisstofnana og sveitarfélaga með það fyrir augum að litið yrði til þeirra ábendinga sem þar kæmu fram við notkun stigamats við ráðningar og skipunar í framtíðinni. Þá var álitið sent Sambandi íslenskra sveitarfélaga til upplýsingar.
Umboðsmaður lauk málinu með áliti 21. október 2021.