Álit

I.

Á grundvelli 5. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, ákvað umboðsmaður Alþingis að taka til athugunar hvort leiðbeiningar byggingarnefnda eða sveitarstjórna skv. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 væru fullnægjandi þegar aðilum eru tilkynntar ákvarðanir skv. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 27. ágúst 1999.

II.

Hinn 18. ágúst 1998 sendi umboðsmaður Alþingis borgarstjórn Reykjavíkur, bæjarstjórn Akureyrarbæjar, bæjarstjórn Ísafjarðarbæjar og bæjarstjórn Hafnarfjarðarbæjar samhljóða bréf þar sem hann óskaði eftir að sér yrðu veittar upplýsingar um eftirfarandi atriði:

„1. Hvort skriflegar leiðbeiningar um, að unnt sé að vísa ágreiningsefnum um skipulags- og byggingarmál til úrskurðarnefndar um skipulags- og byggingarmál, fylgi ákvörðunum byggingarnefndar eða sveitarstjórnar, sem tilkynntar eru skriflega.

2. Hvaða upplýsingar komi fram í skriflegum leiðbeiningum, séu þær á annað borð veittar.

3. Hvort aðila sé leiðbeint um heimild skv. 1. mgr. 21. [gr.] laga nr. 37/1993 til að fá ákvörðun rökstudda, hafi sá rökstuðningur, sem ákvörðun fylgdi, ekki uppfyllt skilyrði 22. gr. laga nr. 37/1993.“

Svar byggingarfulltrúa Hafnarfjarðarbæjar barst umboðsmanni Alþingis 3. september 1998. Þar sagði:

„Sem svar við fyrirspurn yðar dags. 18. þ.m. um það hvernig yfirvöld sinni leiðbeiningarskyldu sinni skv. 20. gr. stjórnsýslulaga, þegar aðilum eru tilkynntar ákvarðanir skv. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997, vill undirritaður taka fram eftirfarandi:

1. Þegar bygginganefnd eða byggingafulltrúi synjar erindi eða afgreiðir það með íþyngjandi ákvæðum eru ávallt skriflegar leiðbeiningar um hvert aðilar geta kært afgreiðsluna.

2. Þær upplýsingar sem koma fram eru: “Yður er heimilt að kæra ákvörðunina til Umhverfisráðuneytisins (eftir breytingu laga til Úrskurðarnefndar skipulags- og byggingarmála). Kærufrestur er 3 mánuðir“.

3. Hvað varðar spurningu yðar um rökstuðning á afgreiðslum bygginganefndar/byggingafulltrúa vegna synjaðra eða íþyngjandi erinda, upplýsist hér að það hefur verið vinnuregla hjá undirrituðum í nokkur ár að rökstyðja mál við afgreiðslu þeirra þannig að aðilum sé kunnugt um þær forsendur er liggja að baki afgreiðslunni.“

Svar byggingarfulltrúans í Reykjavík barst umboðsmanni Alþingis 8. september 1998. Þar sagði:

„[...]

Í meginatriðum er afgreiðsla byggingarleyfisumsókna, sbr. 1. mgr. 43. gr. laga nr. 73/1997, í byggingarnefnd Reykjavíkur og á afgreiðslufundum byggingarfulltrúa, sbr. [samþykkt] nr. 614/1995, með þrennum hætti, mál eru samþykkt, frestað eða synjað.

Við samþykkt mála er sem rökstuðningur fyrir afgreiðslunni bókað að umsóknin samræmist ákvæðum laga nr. 73/1997, sbr. 2. mgr. 39. gr. þeirra laga.

Við frestun mála er vísað til þeirra athugasemda sem embættið og aðrir umsagnaraðilar hafa við málið. Athugasemdablað er sent til umsækjanda og aðalhönnuðar um leið og tilkynnt er um frestunina.

Við synjun mála er bókaður rökstuðningur byggingarnefndar, jafnframt er í svarbréfi til umsækjanda og aðalhönnuðar vakin athygli þeirra á ákvæðum 39. og 8. gr. í lögum nr. 73/1997 og afrit af lagagreinunum látin fylgja í ljósriti.

Í þeim tilvikum sem umsóknir hljóta málsmeðferð sbr. 7. mgr. 43. gr. fyrrnefndra laga er öllum þeim sem gefin er kostur á að tjá sig um málið send tilkynning um afgreiðslu byggingarnefndar og þeim er gerðu athugasemdir eða mótmæltu fyrirhugaðri framkvæmd leiðbeint á sama hátt og við synjun mála.

Sami háttur er viðhafður vegna þeirra mála sem falla undir ákvæði [samþykktar] nr. 614/1995.

[...]“

Svar bæjarverkfræðings Akureyrarbæjar barst umboðsmanni Alþingis 29. september 1998. Þar sagði meðal annars:

„[...]

Samkvæmt samþykkt um stjórn Akureyrar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 266/1990, ásamt breytingum á henni nr. 383/1991, er kosin skipulagsnefnd til fjögurra ára og byggingarnefnd til sama tíma, þ.e. um er að ræða tvær aðskildar nefndir. Þá ber að vekja athygli á því að með samþykkt nr. 229 frá 3. apríl 1996 var byggingafulltrúanum á Akureyri heimiluð fullnaðarafgreiðsla tiltekinna erinda, þ.e. öll erindi sem uppfylla lög, reglugerðir og byggingar- og skipulagsskilmála, önnur en lóðarumsóknir. Byggingarfulltrúi sendir sjálfur út öll bréf um þessar afgreiðslur. Hafi verið um synjanir að ræða hefur komið fram rökstuðningur fyrir afgreiðslunni og einnig hefur umsækjanda verið gerð grein fyrir rétti hans til þess að bera ákvörðun byggingarfulltrúa undir byggingarnefnd, samkvæmt ákvæðum áður nefndrar samþykktar eða undir úrskurðarnefnd skipulags- og byggingarmála samkvæmt ákvæðum 8. gr. [skipulags- og] byggingarlaga nr. 73/1997. Þau erindi sem byggingarfulltrúi hefur svarað jákvætt á framangreindum grunni hafa verið án rökstuðnings og án ábendingar um kærurétt.

Önnur erindi sem berast byggingarfulltrúa eru afgreidd í byggingarnefnd og fara með fundargerðum nefndarinnar til afgreiðslu í bæjarstjórn. Hið sama á við um öll erindi sem fara fyrir skipulagsnefnd. Flest þeirra erinda sem afgreidd hafa verið í byggingarnefnd hafa verið án rökstuðnings. Hins vegar hafa flest erindi sem afgreidd hafa verið í skipulagsnefnd verið með rökstuðningi sem hefur þá komið fram í bókun nefndarinnar.

Skjalaskráningarskrifstofa stjórnsýslu- og upplýsingasviðs hefur séð um að svara þeim erindum sem afgreidd eru í bæjarstjórn með því að senda út bókanir nefndanna og gera grein fyrir afgreiðslu þeirra í bæjarstjórn. Í þeim bréfum hefur ekki komið fram rökstuðningur umfram það sem fram kemur í bókun viðkomandi nefndar og ekki verið ábending um kærurétt aðila.

Svarið við fyrstu spurningunni er því að aðeins í afgreiðslum byggingarfulltrúa, og þá þeim sem hafa falið í sér synjun, hefur komið fram ábending um kærurétt. Í afgreiðslum nefndanna og hjá bæjarstjórn hafa ekki komið fram ábendingar um kærurétt.

Svarið við annarri spurningunni er að byggingarfulltrúi hefur bent aðila máls á rétt hans til þess að vísa afgreiðslu hans til byggingarnefndar, skv. 5. gr. samþykktarinnar nr. 229/1996 og rétti til þess að vísa máli til umhverfisráðherra (skv. eldri lögum) en nú til úrskurðarnefndar um skipulags- og byggingarmál, skv. 8. gr. laga nr. 73/1997, ásamt síðari breytingum. Þá hefur verið ábending um þá fresti sem greindir eru í áðurnefndri samþykkt og í 27. gr. ssl. nr. 37/1993.

Svarið við þriðju spurningunni er að aðila máls hefur ekki verið leiðbeint um rétt til þess að fá ákvörðun rökstudda né heldur um að fá ítarlegri rökstuðning ef aðili máls telur að sá rökstuðningur sem veittur hefur verið uppfylli ekki kröfur 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Samkvæmt framansögðu vantar verulega á að ákvæðum stjórnsýslulaga og ákvæðum skipulags- og byggingarlaga hafi verið framfylgt. Mun úr því verða bætt þegar í stað.“

Ég ítrekaði fyrirspurn umboðsmanns Alþingis með bréfum, dags. 16. nóvember 1998 og 2. febrúar, 19. mars, 11. maí og 11. júní 1999. Svar bæjarstjórnar Ísafjarðarbæjar barst mér 2. júlí 1999. Í svarinu sagði meðal annars:

„Undirritaður hefur nú tekið saman þau svör er óskað er eftir í bréfi umboðsmanns dags. 18. ágúst 1998 og minnt hefur verið á með bréfum 16. nóv. 1998, 11. maí og 11. júní 1999. Bréfi umboðsmanns dags. 18. ágúst 1998 var svarað með bréfi byggingarfulltrúa dags. 8. september 1998 og sent í pósti daginn eftir. Þetta bréf virðist ekki hafa borist umboðsmanni og hefur það valdið óþægindum sem beðist er velvirðingar á.

Með þessu bréfi fylgir bréf byggingarfulltrúa frá 8. september 1998 og einnig bréf sem skrifað var vegna lóðamála á Þingeyri. Í bréfinu er vakin athygli á rétti til þess að skjóta málinu lengra o.s.frv.

[…]“

Bréf byggingarfulltrúa Ísafjarðarbæjar, dags. 8. september 1998, hljóðar svo:

„Ég hef móttekið bréf umboðsmanns Alþingis, dags. 18. ágúst 1998, þar sem óskað er upplýsinga um hvort umsækjendum með erindi til byggingarnefndar eru veittar upplýsingar um málsskotsrétt sinn, sé erindinu hafnað að hluta eða öllu leyti.

Samkvæmt 1. tl. 2. mgr. 21. gr. laga nr. 37/1993 þarf ekki að rökstyðja ákvörðun ef umsókn aðila hefur verið tekin til greina. Þetta hefur þó breyst með gildistöku laga 73/1997, sbr. 2. mgr. 39. gr., þar sem beinlínis er gert að skyldu að rökstyðja allar afgreiðslur.

Frá gildistöku laga nr. 37/1993 man ég eftir aðeins einu máli þar sem ágreiningur reis milli byggingarnefndar og umsækjanda. Þeim aðila var tilkynnt afgreiðsla byggingarnefndar og er hjálagt afrit af því bréfi.

Í þeim tilfellum sem umsókn hefur verið tekin til greina að fullu og öllu leyti, hefur umsækjanda ekki verið bent á að hann eigi rétt á rökstuðningi, enda hef ég þá litið svo á að rökstuðningur sé óþarfur. Þetta mun þó breytast vegna nýrra skipulags- og byggingarlaga.“

III.

1.

Í 39. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997 er fjallað um störf byggingarnefnda. Gildir ákvæðið einnig um skipulags- og byggingarnefndir þar sem þær eru starfandi, sbr. 1. mgr. 6. gr. laganna. Ákvæði 2. mgr. 39. gr. er svofellt:

„Nefndinni er skylt að rökstyðja afgreiðslu á erindum sem henni berast. Ákvarðanir nefndarinnar skal leggja fyrir sveitarstjórn til afgreiðslu.“

Í 4. mgr. sömu greinar segir:

„Telji einhver rétti sínum hallað með samþykkt nefndarinnar eða sveitarstjórnar er honum heimilt innan mánaðar frá því að honum er kunnugt um afgreiðslu sveitarstjórnar að skjóta málinu til úrskurðarnefndar skv. 8. gr.”

Í eldri byggingarlögum, nr. 54/1978 með síðari breytingum, var svofellt ákvæði um rökstuðning í 4. mgr. 8. gr. laganna:

„Synji byggingarnefnd byggingarleyfisumsókn, skal nefndin rökstyðja synjunina, sé þess sérstaklega óskað.“

Í 8. mgr. 8. gr. laganna, sbr. 15. gr. laga nr. 47/1990, var mælt fyrir um að aðila væri heimilt að skjóta máli sínu til úrskurðar umhverfisráðherra innan þriggja mánaða frá því honum varð kunnugt um ályktunina teldi hann rétti sínum hallað með ályktun byggingarnefndar eða sveitarstjórnar.

Með lögum nr. 73/1997 var sett ný heildarlöggjöf á sviði skipulags- og byggingarmála sem leysti af hólmi skipulagslög nr. 19/1964 og byggingarlög nr. 54/1978. Eins og að framan er rakið leysir nú sérstök úrskurðarnefnd úr ágreiningsmálum samkvæmt lögunum í stað umhverfisráðherra áður, auk þess sem nú er lögfest að byggingarnefndir skuli rökstyðja afgreiðslur á öllum erindum sem þeim berast. Þá er einnig lögfestur eins mánaðar kærufrestur til úrskurðarnefndarinnar í stað þriggja mánaða kærufrests áður til umhverfisráðherra.

2.

Samkvæmt 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 gilda þau um stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga. Lögin gilda um alla opinbera stjórnsýslu þegar taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna. Afgreiðslur byggingarnefnda og sveitarstjórna á erindum á grundvelli 39. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997 eru stjórnvaldsákvarðanir, teknar í skjóli stjórnsýsluvalds þessara aðila og um þær gilda skv. framansögðu stjórnsýslulög nr. 37/1993.

Í 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er almennt ákvæði um birtingu ákvarðana og leiðbeiningar. Í 2. og 3. mgr. ákvæðisins segir svo:

„Þegar ákvörðun er tilkynnt skriflega án þess að henni fylgi rökstuðningur skal veita leiðbeiningar um:

1. heimild aðila til þess að fá ákvörðun rökstudda.

2. kæruheimild, þegar hún er fyrir hendi, kærufresti og kærugjöld, svo og hvert beina skuli kæru.

3. frest til þess að bera ákvörðun undir dómstóla ef slíkur frestur er lögákveðinn. Fylgi rökstuðningur ákvörðun þegar hún er tilkynnt skal veita leiðbeiningar skv. 2. og 3. tölul. 2. mgr.

Ekki þarf þó að veita leiðbeiningar skv. 2. og 3. mgr. þegar ákvörðun er tilkynnt hafi umsókn aðila verið tekin til greina að öllu leyti.“

Í 21. gr. stjórnsýslulaganna segir að aðili geti krafist þess að stjórnvald rökstyðji ákvörðun sína skriflega hafi slíkur rökstuðningur ekki fylgt ákvörðuninni þegar hún var tilkynnt. Í 22. gr. laganna er síðan fjallað um efni rökstuðnings. 1. og 2. mgr. ákvæðisins hljóða svo:

„Í rökstuðningi skal vísa til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Að því marki, sem ákvörðun byggist á mati, skal í rökstuðningnum greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið.

Þar sem ástæða er til skal í rökstuðningi einnig rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins.“

Stjórnsýslulögin hafa að geyma almennar reglur um málsmeðferð í stjórnsýslunni. Sé ekki mælt fyrir um aðrar málsmeðferðarreglur í löggjöf, sem sett er eftir gildistöku stjórnsýslulaga, ber að fara eftir því sem stjórnsýslulögin mæla fyrir um við töku stjórnvaldsákvarðana. Stjórnsýslulögin gilda því um meðferð mála skv. skipulags- og byggingarlögum, kveði þau ekki sérstaklega á um annað.

3.

Samkvæmt 2. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga er byggingarnefndum skylt að rökstyðja afgreiðslur á erindum sem þeim berast. Ákvæðið mælir því fyrir um svokallaðan samhliða rökstuðning sem veita skal óháð því hvort beiðni eða umsókn aðila hafi verið tekin til greina eða ekki. Í stjórnsýslulögunum segir aftur á móti að aðili geti krafist rökstuðnings hafi hann ekki fylgt ákvörðun í upphafi. Þá þarf skv. 1. tl. 2. mgr. 21. gr. stjórnsýslulaga ekki að veita rökstuðning hafi umsókn aðila verið tekin til greina að öllu leyti. Samkvæmt þessu hefur 2. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga að geyma ítarlegri reglur um rökstuðning en stjórnsýslulögin og ber því að fara eftir því sem þar segir.

Í skipulags- og byggingarlögum eru aftur á móti engar reglur um leiðbeiningarskyldu stjórnvalda, þ.e. reglur um að stjórnvaldi beri að veita leiðbeiningar um hvert hægt er að kæra ákvarðanir byggingarnefnda og sveitarstjórna. Verður því um það efni að fylgja hinum almennu ákvæðum stjórnsýslulaga en í lok 3. töluliðar 2. mgr. 20. gr. þeirra segir að ef rökstuðningur fylgir ákvörðun, þegar hún er tilkynnt, skuli veita leiðbeiningar samkvæmt 2. og 3. tölulið 2. mgr. greinarinnar. Í nefndum 2. tölulið er mælt fyrir um það að þegar ákvörðun er tilkynnt aðila skriflega skuli leiðbeina honum um kæruheimild, kærufresti, kærugjöld svo og hvert skuli beina kæru.

Þá er og rétt að taka fram að í 4. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga er aðilum veitt heimild til að kæra samþykktir byggingarnefnda eða sveitarstjórna til úrskurðarnefndar skv. 8. gr. laganna innan mánaðar frá því að þeim var kunnugt um afgreiðslu sveitarstjórnar. Samkvæmt 1. mgr. 27. gr. stjórnsýslulaga er kærufrestur almennt þrír mánuðir. Skipulags- og byggingarlög eru sérlög sem ganga framar stjórnsýslulögunum sé ekki á annan veg mælt og ganga því fyrirmæli þeirra um fresti framar hinu almenna ákvæði 1. mgr. 27. gr. stjórnsýslulaga.

4.

Svör borgarstjórnar Reykjavíkur og bæjarstjórna Hafnarfjarðarbæjar, Ísafjarðarbæjar og Akureyrarbæjar eru rakin hér að framan.

Í svari byggingarfulltrúa Hafnarfjarðarbæjar, er barst 3. september 1998, kemur fram að veittar séu skriflegar leiðbeiningar um hvert aðilar geti kært afgreiðslur ef um synjanir eða aðrar íþyngjandi ákvarðanir er að ræða. Þá segir í skriflegu leiðbeiningunum að kærufrestur sé 3 mánuðir. Rétt er að benda á, sbr. það sem rakið er í kafla III. 3. hér að framan, að kærufrestur samkvæmt skipulags- og byggingarlögum nr. 73/1997 er nú einn mánuður en ekki þrír eins og áður var.

Þá segir í bréfi Hafnarfjarðarbæjar að það hafi verið vinnuregla að rökstyðja afgreiðslu mála þar sem um synjanir eða íþyngjandi ákvarðanir er að ræða. Í 2. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga kemur aftur á móti fram að rökstyðja eigi afgreiðslu á öllum erindum sem byggingarnefndum berast hvort sem þeim er synjað eða þau samþykkt.

Í svari byggingarfulltrúa Reykjavíkurborgar, er barst 8. september 1998, kemur fram að þar sé framkvæmdin sú að rökstyðja allar afgreiðslur og er það í samræmi við 2. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga. Þá segir að við samþykkt mála sé sem rökstuðningur fyrir afgreiðslunni bókað að umsóknin samræmist ákvæðum laga nr. 73/1997, sbr. 2. mgr. 39. gr. Þó það hafi ekki verið haft í hyggju við meðferð þessa máls að kanna efni rökstuðnings byggingarnefnda tel ég rétt að benda á að í 22. gr. stjórnsýslulaga segir að í rökstuðningi skuli vísað til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Sá rökstuðningur einn að segja að umsókn samræmist ákvæðum laga án þess að vísa til viðeigandi ákvæða þeirra kann að vera knappari en svo að hann verði talinn uppfylla skilyrði 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 um efni rökstuðnings. Við athugun mína á máli þessu liggja hins vegar ekki fyrir afgreiðslur einstakra mála sem gefa tilefni til þess að ég fjalli nánar um þetta atriði. Þá kemur fram í bréfi byggingarfulltrúa að þegar málum er synjað, sé til leiðbeiningar um kæruheimild vakin athygli á 8. gr. og 39. gr. skipulags- og byggingarlaga og þær látnar fylgja með í ljósriti. Tel ég þessa framkvæmd uppfylla skilyrði stjórnsýslulaga til leiðbeininga um kæruheimild enda sé þá vísað til þeirra í því skjali sem hefur að geyma ákvörðunina.

Í svari bæjarverkfræðings Akureyrarbæjar, er barst 29. september 1998, kemur fram að verulega vanti upp á að ákvæðum skipulags- og byggingarlaga og stjórnsýslulaga hafi verið framfylgt en jafnframt tekið fram að úr því verði bætt þegar í stað. Erindum afgreiddum af byggingarnefnd og bæjarstjórn hafi ekki fylgt kæruleiðbeiningar, sbr. 2. tölul. 2. mgr. 20. gr. Þá kemur fram í bréfinu að í kæruleiðbeiningum byggingarfulltrúa hafi verið tilgreindur frestur samkvæmt 1. mgr. 27. gr. stjórnsýslulaga, þ.e.a.s. þrír mánuðir, en samkvæmt 4. mgr. 39. gr. er kærufrestur til úrskurðarnefndarinnar einn mánuður. Loks kemur fram að erindum afgreiddum af byggingarnefnd hafi ekki fylgt rökstuðningur, eins og þó er skylt samkvæmt 2. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga, og að afgreiðslu erinda í bæjarstjórn hafi ekki fylgt rökstuðningur umfram það sem fram kom í bókun viðkomandi nefndar. Ég tek fram að ef fullnægjandi rökstuðningur fylgir afgreiðslu byggingarnefndar, eins og skylt er, þá ætti það að vera nóg til að uppfylla kröfur skipulags- og byggingarlaga og stjórnsýslulaga til afgreiðslu erinda í bæjarstjórn að rökstuðningur nefndarinnar fylgi.

Í svari byggingarfulltrúa Ísafjarðarbæjar, dags. 8. september 1998, sem barst mér 2. júlí 1999, kemur fram að ekkert erindi hafi borist þar sem ágreiningur hafi verið milli byggingarnefndar og umsækjanda eftir gildistöku skipulags- og byggingarlaga og aðeins eitt mál hafi verið afgreitt þar sem ágreiningur reis eftir gildistöku stjórnsýslulaga. Afgreiðsla byggingarfulltrúa Ísafjarðarbæjar á því máli virðist hafa uppfyllt umrædd skilyrði stjórnsýslulaga til kæruleiðbeininga og til leiðbeininga um rétt aðila til að fá ákvörðun stjórnvalds rökstudda.

IV.

Samkvæmt framansögðu er niðurstaða mín sú að framkvæmd Reykjavíkurborgar virðist að mestu uppfylla fyrirmæli skipulags- og byggingarlaga og stjórnsýslulaga um afgreiðslu erinda sem byggingarnefndum berast. Þá skil ég skýringar byggingarfulltrúa Ísafjarðarbæjar svo að þar sé nú framfylgt fyrirmælum laganna varðandi rökstuðning og kæruleiðbeiningar. Hjá Hafnarfjarðarbæ og Akureyrarbæ vantar hins vegar mismikið upp á til að framkvæmdin fullnægi skilyrðum laganna. Ég beini því þeim tilmælum til bæjarstjórna Hafnarfjarðarbæjar og Akureyrarbæjar að haga í framtíðinni meðferð mála í samræmi við þau sjónarmið sem rakin voru hér að framan. Jafnframt óska ég eftir því, með vísan til 7. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að þessir aðilar veiti mér upplýsingar um það hvernig framkvæmd þessara mála er nú háttað og ef enn er tilefni til, á hvern hátt þeir hyggist breyta stjórnsýsluframkvæmd til samræmis við þau sjónarmið sem rakin eru í áliti þessu.

Ég tek það fram að eins og mál þetta liggur fyrir hef ég ekki tekið afstöðu til þess hvort efni rökstuðnings byggingarnefnda fullnægi skilyrðum laga að öðru leyti en nefnt hefur verið hér að framan.

V.

Eftir að álit mitt lá fyrir barst mér bréf frá Akureyrarbæ, dags. 7. október 1999. Þar segir meðal annars:

„[...] hefur á liðnum misserum verið tekin upp breytt skipan á meðferð mála hjá skipulagsnefnd og byggingarnefnd og þar með bæjarstjórn Akureyrar.

Í samræmi við 2. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997 ásamt síðari breytingum veitir byggingarnefnd Akureyrar nú án undantekninga samhliða rökstuðning við afgreiðslu erinda hjá nefndinni. Sami háttur er hjá skipulagsnefnd, þ.e. afgreiðslum hennar fylgir samhliða rökstuðningur.

Til þess að uppfylla ákvæði stjórnsýslulaga um leiðbeiningarskyldu stjórnvalda er með erindum sem afgreidd hafa verið í byggingarnefnd og skipulagsnefnd sent fylgiblað þar sem fram koma upplýsingar um leiðbeiningarskyldu með vísun til 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá er og vísað til ákvæða skipulags- og byggingarlaga og skipulagsreglugerðar og byggingarreglugerðar um kæruheimildir og úrskurðaraðila. [...]“

Með bréfi til bæjarstjórnar Hafnarfjarðarbæjar, dags. 7. apríl 2000, ítrekaði ég þá ósk mína er fram kemur í álitinu að Hafnarfjarðarbær veitti mér upplýsingar um það hvernig framkvæmd þessara mála væri nú háttað. Jafnframt óskaði ég þess, ef enn væri tilefni til, að upplýst yrði hvernig Hafnarfjarðarbær hygðist breyta stjórnsýsluframkvæmd sinni til samræmis við þau sjónarmið er kæmu fram í áliti mínu.

Í svari Hafnarfjarðarbæjar, dags. 19. júlí 2000, segir meðal annars svo:

„Í kjölfar [...] álits yðar hafa verið teknar upp breyttar starfsaðferðir hjá Hafnarfjarðarbæ við afgreiðslu byggingarnefnda á erindum er til hennar berast. Svör við spurningum yðar eru eftirfarandi:

1. Hvernig er framsetningu háttað varðandi rökstuðning á stjórnvaldsákvörðun og framsetningu á kæruleiðbeiningum.

Eftir að álit yðar dags. 27. ágúst 1999 í máli nr. 2525/1998 var sett fram var gerð gangskör í því að bæta úr þeim annmörkum er Umboðsmaður Alþingis sá á rökstuðningi Hafnarfjarðarbæjar á stjórnvaldsákvörðunum og framsetningu á kæruleiðbeiningum.

Segja má að um þrenns konar niðurstöðu geti verið að ræða varðandi afgreiðslu á erindi, en þau eru samþykkt, frestun eða synjun erindis. Er erindi er samþykkt mun Hafnarfjarðarbær rökstyðja þá ákvörðun á eftirfarandi máta:

Umsóknin samræmist ákvæðum skipulags og byggingalaga nr. 73/1997, sbr. 2. mgr. 39. gr. s.l.

Þegar erindi er frestað mun Hafnarfjarðarbær rökstyðja hvers vegna, svo og gera umsækjanda grein fyrir þeim athugasemdum sem gerðar hafa verið varðandi erindi hans og hvað þarf að lagfæra til að erindi hans sé tækt til umfjöllunar og afgreiðslu.

Þegar erindi er synjað mun Hafnarfjarðarbær rökstyðja synjunina með tilvísun til réttarreglna eða meginsjónarmiða um mat, ef um matskennda ákvörðun er að ræða.

2. Framsetning á kæruleiðbeiningum.

Að auki við þann rökstuðning er að ofan er settur fram, mun Hafnarfjarðarbær setja eftirfarandi texta í svar það er sent verður umsækjanda:

Heimilt er að kæra stjórnvaldsákvörðun sbr. 4. mgr. 39. gr. skipulags- og byggingarlaga nr. 73/1997 til úrskurðarnefndar skv. 8. grl. s.l. innan eins mánaðar frá móttöku þessa bréfs.

Telur Hafnarfjarðarbær ofangreint vera í samræmi við þær skyldur er skipulags- og byggingarlög nr. 73/1997 og stjórnsýslulög nr. 37/1993 setja byggingarnefndum varðandi afgreiðslu þeirra á erindum er til þeirra berast.“