H, hrl., kvartaði fyrir hönd A, B og C yfir skipun í starf flokksstjóra hjá embætti tollstjórans í Reykjavík. Hafði fjórum yfirmönnum við embættið verið falið að meta ákveðin atriði í fari umsækjenda á grundvelli fyrirfram afmarkaðra sjónarmiða sem komu fram á eyðublaði sem þeim var ætlað að fylla út. Sá sem kom best út úr matinu var síðan skipaður í embættið. Umboðsmaður lauk athugun sinni með bréfi til H, dags. 2. september 2003, þar sem fram kom að hann teldi ekki tilefni til frekari athugunar.
Kvörtunin beindist að því hvaða yfirmenn voru valdir til að meta umsækjendur og var m.a. ágreiningur um hvort aðrir yfirmenn hafi þekkt betur til umsækjenda. Umboðsmaður tók fram að erfitt væri fyrir hann að skera úr um hvaða stjórnendur innan tiltekinnar stofnunar væru best til þess fallnir að segja álit sitt á eiginleikum umsækjenda. Ekki virtist vera ágreiningur um að í öllum tilvikum hafi einhver hinna fjögurra yfirmanna þekkt til starfa umsækjenda og taldi umboðsmaður ekki ástæðu til að draga í efa áreiðanleika könnunarinnar á þeirri forsendu að þeir hafi ekki þekkt nægjanlega til þeirra sem sóttu um starfið. Þá fengi hann ekki séð að sú afstaða sem yfirtollvörður í tollpósti hafði lýst til starfshæfni þess sem var skipaður áður en könnunin var lögð fyrir hann hafi leitt til vanhæfis hans á grundvelli 6. tölul. 3. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.
Kvörtunin beindist enn fremur að því að við matið hafi ekki verið tekið tillit til alls þess tíma sem umsækjendur hefðu starfað hjá embættinu. Þá hefðu ýmis huglæg atriði verið látin vega mun þyngra heldur en hlutlægir þættir eins og menntun og starfsreynsla. Hafi sá sem hafði minnstu menntunina og stystu starfsreynsluna verið skipaður og var m.a. talið að það færi í bága við ákvæði í kjarasamningi. Umboðsmaður taldi ekki ástæðu til að álíta að mati yfirmannanna á starfsreynslu umsækjenda hafi verið of þröngur stakkur skorinn. Í ljósi þess að verkstjórn var stór hluti af starfi flokksstjóra taldi hann heldur ekki tilefni til að gera athugasemd við það hversu rík áhersla var lögð á ýmsa persónulega eiginleika umsækjenda. Þá fengi hann ekki séð að samkomulag milli embættisins og Tollvarðafélags Íslands hefði takmarkað svigrúm tollstjórans til að ákveða til hvaða málefnalegu sjónarmiða honum væri unnt að líta við skipun í umrætt starf.
Í kvörtuninni var gerð athugasemd við hvernig staðið var að viðtölum þar sem umsækjendum var kynnt mat yfirmannanna. Umboðsmaður tók fram að tilgangur þeirra funda sem haldnir voru með umsækjendum eftir að mat yfirmannanna lá fyrir virtist hafa verið að gefa A, B og C kost á að tjá sig um matið í samræmi við 13. gr. stjórnsýslulaga. Taldi hann ekki tilefni til athugasemda þó að nokkurs misræmis kynni að hafa gætt við afhendingu matsblaðanna á umræddum fundum. Tilkynnt var um skipun í starfið sama dag og fundirnir voru haldnir. Degi síðar óskaði einn umsækjenda eftir því að skipuninni yrði frestað en því var hafnað. Áleit umboðsmaður að embættið hefði gefið A, B og C takmarkað ráðrúm til að kynna sér þær upplýsingar sem þau fengu á fundunum og meta hvort tilefni væri til athugasemda við þær. Hefði verið eðlilegt að setja hverju þeirra stuttan frest til að fara yfir matsblöðin og taka afstöðu til þeirra í kjölfar fundanna. Benti umboðsmaður sérstaklega á þetta atriði í bréfi sínu til tollstjórans í Reykjavík.
Kvörtunin beindist enn fremur að því að umsóknar- og matsferill hafi í raun verið til málamynda. Kom meðal annars fram í kvörtuninni að staðið hefði til að skipa viðkomandi í starfið án auglýsingar en í skýringum tollstjóraembættisins var því mótmælt. Umboðsmaður rakti ákvæði 7. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, sem fjallar um auglýsingaskyldu á lausum störfum og tók fram að hann fengi ekki betur séð en að heimilt hafi verið að flytja viðkomandi úr því starfi sem hann gegndi hjá embættinu í starf flokksstjóra hjá sama embætti án auglýsingar. Að öðru leyti taldi hann að gögn málsins veittu ekki nægjanlega traustar vísbendingar um að umsóknarferlið hafi verið til málamynda til að rétt væri að taka það atriði til frekari athugunar.