Bréf

Hér með tilkynnist að umboðsmaður Alþingis hefur lokið athugun sinni á málsmeðferðartíma kvartana hjá Persónuvernd. Ástæðu þess að umboðsmaður hóf athugunina má rekja til kvartana og ábendinga sem borist höfðu vegna tafa við afgreiðslu mála hjá stofnuninni.

Af þessu tilefni var Persónuvernd ritað bréf 30. september 2024 þar sem óskað var annars vegar upplýsinga um hve margar kvartanir hefðu borist frá 2021 og hins vegar um fjölda þeirra kvartana sem afgreiddar hefðu verið á sama tímabili. Jafnframt var óskað upplýsinga um meðalafgreiðslutíma á umræddu tímabili auk upplýsinga um heildarfjölda kvörtunarmála sem ólokið væri hjá stofnuninni og hvenær þau hefðu borist. Loks var óskað upplýsinga um verklag stofnunarinnar, um ástæður tafa við meðferð mála hjá henni og hvort þá tiltölulega nýlega samþykkt lög nr. 16/2023, um breytingu á lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018 (málsmeðferð), sem veittu stofnuninni heimild til að ákveða hvort kvörtun gæfi nægar ástæður til rannsóknar, hefðu haft áhrif á málsmeðferðartíma kvartana.

Svar Persónuverndar barst 21. október 2024. Í því var gerð grein fyrir tölfræði um verkefni stofnunarinnar og almennu verklagi við afgreiðslu kvartana lýst. Jafnframt var greint frá orsökum tafa á meðferð mála og breytingum í starfsemi stofnunarinnar sem ætlað sé að stuðla að umbótum á því sviði. Loks var gerð grein fyrir áhrifum áðurlýstra breytinga á lagaumhverfi stofnunarinnar en þar kom meðal annars fram að meðalafgreiðslutími kvartana hefði styst verulega eftir gildistöku laga nr. 16/2023.

Tilgreind atriði í svari Persónuverndar til umboðsmanns gáfu tilefni til þess að óska frekari skýringa og var það gert með bréfi 30. apríl sl. Nánar tiltekið var þess óskað að stofnunin veitti nánari upplýsingar varðandi það að í fyrra svari hennar og verklagsreglum, sem því fylgdu hjálagðar, var vísað til þess að miðað væri við að tiltekið hlutfall kvartana færi í rannsóknarferli. Þá var jafnframt óskað nánari skýringa á forgangsröðun stofnunarinnar við meðferð kvartana.

Í svari stofnunarinnar 9. maí sl. kom fram að tilvísun til þess hlutfalls kvartana sem færi í rannsóknarferli hefði verið villandi að því leyti að fjöldi kvartana hefði ekki áhrif á hve margar þeirra færu í rannsóknarferli. Tilvísun til hlutfalls þeirra kvartana sem færu í slíkt ferli hefði aðeins verið lýsing á því hve hátt hlutfall kvartana færi jafnan í slíkt ferli en hefði ekki þýðingu við mat á einstökum kvörtunum. Þá veitti stofnunin skýringar á forgangsröðun kvartana og þeim sjónarmiðum sem lögð væru til grundvallar við forgangsröðunina og leidd væru af breytingarlögum nr. 16/2023. Af svarinu verður ráðið að umrædd forgangsröðun lúti að því hvort kvörtun sé talin gefa nægar ástæður til rannsóknar en varði ekki málsmeðferðartíma einstakra kvartana.

Í ljósi þeirra upplýsinga og skýringa sem fram komu í svari Persónuverndar til umboðsmanns 21. október 2024 og 9. maí sl. tel ég ekki tilefni til að halda athugun málsins áfram. Í því tilliti er einkum litið til þess að samkvæmt svörum stofnunarinnar hefur horft til betri vegar eftir gildistöku laga nr. 16/2023 að því er varðar málsmeðferðartíma kvartana. Er jafnframt horft til þess að í svari stofnunarinnar við síðara fyrirspurnarbréfi umboðsmanns kemur fram að sú forgangsröðun kvartana, sem lýst var í fyrra svari, lúti að ákvörðun um hvort kvörtun gefi nægilegt tilefni til rannsóknar en hafi ekki áhrif á málsmeðferðartíma hverrar kvörtunar.

Enda þótt málshraði virðist horfa til betri vegar, líkt og að framan greinir, er þó áréttað að Persónuvernd gæti ætíð að grundvallarreglum stjórnsýsluréttarins um málshraða í störfum sínum. Umboðsmaður mun áfram fylgjast með málsmeðferðartíma kvartana hjá Persónuvernd, meðal annars með hliðsjón af kvörtunum eða ábendingum sem umboðsmanni kunna að berast þar um, og taka hann til athugunar á nýjan leik ef tilefni þykir til.